von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Ihr Chef muss kurzfristig seine Terminplanung ändern. Die Besprechung in zwei Tagen will er deswegen jedoch nicht absagen. Deshalb überträgt er Ihnen die Besprechungsleitung. "Sie stecken ja im Thema drin", so sein etwas lapidarer Hinweis. "Okay", denken Sie sich, "wird schon nicht so kompliziert sein." Am liebsten hätten Sie jetzt einen Leitfaden, an dem Sie sich orientieren können.
Die Aufgaben der Besprechungsleitung
Anders als der Chef im Eingangsbeispiel angedeutet hat, muss die Besprechungsleitung nicht zwangsläufig Experte im Thema sein. Die zentralen Aufgaben einer Besprechungsleitung sind:
Die vier Eckpfeiler für eine Besprechung
Die Themen als Gesprächsleitung strukturieren
Bei diesen Punkten kommt es auf Ihre gute Vorbereitung an:
Jetzt kommt die Aktions- und Dialogphase, um aus Aussitzern Beteiligte zu machen:
So halten Sie in der Besprechung die Fäden in der Hand
Jetzt sind Sie dran – Leitfaden für die Besprechungsleitung
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Machen Sie gedanklich oder auf dem Papier einen kurzen Abgleich mit Ihren bisherigen Besprechungen. Durch Beachtung welcher Punkte könnten Sie zukünftige Besprechungen teilnehmerorientierter und zielführender durchführen? Notieren Sie sich gleich Ihre Ideen oder drucken Sie den Artikel aus und markieren die für Sie wichtigen Punkte. Ihr Ergebnis legen Sie zu den Unterlagen für Ihre nächste Besprechung.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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