Morgen leiten Sie dann mal die Besprechung

Besprechungen laufen oft mit immergleichen Ritualen ab, die mehr Gähnen als Begeisterung hervorrufen. Was aber tun Sie, wenn Sie die nächste Besprechung leiten sollen? Kritisieren ist – wie beim Fußballspiel zuschauen - einfach. Damit Sie selbst den "Ball erfolgreich ins Tor schießen", schauen Sie auf unseren Leitfaden für die Besprechungsleitung.

Kennen Sie das? Ihr Chef muss kurzfristig seine Terminplanung ändern. Die Besprechung in zwei Tagen will er deswegen jedoch nicht absagen. Deshalb überträgt er Ihnen die Besprechungsleitung. "Sie stecken ja im Thema drin", so sein etwas lapidarer Hinweis. "Okay", denken Sie sich, "wird schon nicht so kompliziert sein." Am liebsten hätten Sie jetzt einen Leitfaden, an dem Sie sich orientieren können.

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Die Aufgaben der Besprechungsleitung
Anders als der Chef im Eingangsbeispiel angedeutet hat, muss die Besprechungsleitung nicht zwangsläufig Experte im Thema sein. Die zentralen Aufgaben einer Besprechungsleitung sind:

• effizienten Ablauf herstellen,
• Steuerung des Gruppenprozesses,
• Ziel- und Ergebnisorientierung gewährleisten
• und größtmögliche Beteiligung erreichen zur Sicherung des Arbeitsergebnisses und der Umsetzung.
  

Die vier Eckpfeiler für eine Besprechung

1. Organisatorisches wie: TOPs, Zeitrahmen, Protokoll etc. klären.
2. Die Themen ziel- und ergebnisorientiert strukturieren.
3. Den Gruppenprozess steuern.
4. Aktionen festlegen wie: Arbeitsergebnisse in konkrete Aufgaben (wer, was, wann) umwandeln sowie Ausblick auf weiteres Vorgehen.

Die Themen als Gesprächsleitung strukturieren
Bei diesen Punkten kommt es auf Ihre gute Vorbereitung an:

• Eine Einführung geben, um gleichen Kenntnisstand bei allen zu gewährleisten.
• Problem und/ oder Ziel klar definieren.
• Das Thema gliedern in Haupt- und Nebenthema.
• Gegebenenfalls festlegen, welche Themen ausgeklammert werden.
• Die Reihenfolge bestimmen.

Jetzt kommt die Aktions- und Dialogphase, um aus Aussitzern Beteiligte zu machen:

• Diskussionspunkte abarbeiten.
• Thesen, Vorschläge, Argumente sammeln, optimalerweise sichtbar visualisieren.
• Mögliche Hindernisse klären.
• Gegebenenfalls Handlungsalternativen erarbeiten.
• Den Stand der Diskussion bzw. Zwischenergebnisse zusammenfassen – sachorientiert, nicht mit der eigenen Position/ Bewertung vermischen.

So halten Sie in der Besprechung die Fäden in der Hand

• Zuhören und auf Beiträge eingehen.
• Vorschnelle Bewertungen zurückhalten und unterbinden.
• Bei Abweichungen vom Thema oder Ziel konsequent zurückführen.
• Vielredner und Schwafler bremsen: Evtl. durch festgelegte Redezeit für alle, sonst einhaken und auf den Punkt führen.
• Stille Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktivieren durch z. B. Blitzlicht (kurzes Statement der gesamten Runde) oder individuelles Ansprechen.
• Angriffe, nicht konstruktive Kritik unterbinden.
• Vorschnelle (Schein-) Lösungen vermeiden.
• Zum Abschluss: Feedback einholen, kurze Manöverkritik mit Vorschlägen zur Verbesserung.

Jetzt sind Sie dran – Leitfaden für die Besprechungsleitung
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Machen Sie gedanklich oder auf dem Papier einen kurzen Abgleich mit Ihren bisherigen Besprechungen. Durch Beachtung welcher Punkte könnten Sie zukünftige Besprechungen teilnehmerorientierter und zielführender durchführen? Notieren Sie sich gleich Ihre Ideen oder drucken Sie den Artikel aus und markieren die für Sie wichtigen Punkte. Ihr Ergebnis legen Sie zu den Unterlagen für Ihre nächste Besprechung.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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