Besonders für Freiberufler gilt: Was ist wirklich wichtig im Büro?

Viel Freiberufler klagen, dass sie vor lauter Bürorarbeit kaum zu ihrer eigentlichen Arbeit kommen. Doch da ist auch die Angst, wichtige Büroaufgaben zu übersehen und dadurch im Business in Schieflage zu geraten. Wie Sie Ihre Büroaufgaben analysieren und bewerten, erfahren Sie in diesem Artikel - mit praktischer Anleitung und 2 Entscheidungsfragen. Was ist für Freiberufler wichtig im Büro?

Kennen Sie das? Sie setzen als Freiberufler vor allem auf Ihr fachliches Know-How. Und das ist auch richtig so, denn sonst haben Sie keine Dienstleistung, die Sie Ihren Kunden überzeugend verkaufen können. Doch Ihr Fachwissen kann nur dann optimal genutzt werden, wenn Ihre Büro- und Selbstorganisation passt. Denn was nützt die beste Beratung, die Sie machen können, wenn Ihre Terminplanung nicht klappt oder Unterlagen unprofessionell oder gar nicht zugesendet werden?

Andererseits: Wenn Sie vor lauter Büroaufgaben gar nicht mehr zu Ihrem eigentlichen Business kommen, bleiben auf Dauer die Einnahmen aus. Wenn Sie allerdings nur beim Kunden sind und keine Zeit finden, Ihre Rechnungen zu stellen, läuft auch etwas schief. Zwischen "ich bin doch keine Sekretärin, sondern Berater!" und "alles muss perfekt sein" sollten Sie eine gute Position finden. Da dies in jeder Branche und bei jeder Person anders aussehen kann, gibt es leider keine Pauschallösung.

Hilfreich sind in solchen Fällen eine kritische Bestandsaufnahme und eine zielführende Fragestellung. Die Beantwortung bringt Sie dem nahe, was in Ihrem Fall wirklich wichtig im Büro ist.

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Erfolgstipp von Hans Peter Zimmermann: Muss oder kann?
Der Schweizer Hans-Peter Zimmermann empfiehlt, genau aufzuschreiben, welche Tätigkeiten Sie am letzten Bürotag erledigt haben. Ich schlage Ihnen vor, sogar eine Wochenübersicht zu erstellen. Das kann so aussehen:

Was habe ich gestern/diese Woche getan?	muss?	kann?

Wenn die Liste erstellt ist, kreuzen Sie an, ob die jeweilige Tätigkeit zu denen gehört, die getan werden muss. "Alles, was nicht dringend getan werden muss, gehört in die KANN-Kategorie, " so der Erfolgstrainer und Buchautor.

Streichen Sie! Diese 2 Entscheidungsfragen helfen Ihnen
Als nächstes nutzen Sie bei jedem Punkt die weiterführenden Fragen, mit denen Sie Ihre Aufstellung bewerten:

1. Was würden Sie weglassen, wenn Sie nur die Hälfte der Arbeitszeit zur Verfügung hätten?
2. Was geschieht, wenn Sie die gestrichenen Aufgaben nicht tun würden?

Nutzen Sie einen andersfarbigen Stift. Streichen Sie konsequent in der Liste all die Aufgaben, die Sie nicht erledigen könnten, wenn Ihre Arbeitszeit halbiert wäre. Überlegen Sie zu jeder gestrichenen Aufgabe, was die Konsequenz wäre, wenn Sie diese Aufgabe tatsächlich streichen würden.

Nichts würde passieren? Damit haben Sie eine Aufgabe identifiziert, die anscheinend nicht wirklich wesentlich für Ihr Büro und Ihre Tätigkeit ist. Übrig bleiben müsste jetzt eine Übersicht, auf denen sich nur noch Aufgaben befinden, die wesentlich für Sie sind. Ich hoffe, Ihre Liste ist auf ein gesundes Maß geschrumpft.

Die "kann-Aufgaben" erledigen Sie dann, wenn Sie noch Zeit dafür haben. Überprüfen Sie aber, ob die Aufgabe eventuell gar nicht erforderlich ist. Dann streichen Sie Aufgaben dieser Art in Zukunft konsequent.

Jetzt sind Sie dran – wichtige Aufgaben als Freiberufler identifizieren
Ich empfehle Ihnen, diese Aufgabe auch wirklich schriftlich zu machen. Wenn Sie nur darüber nachdenken, verpufft die Wirkung. Doch die investierte Zeit und die Arbeit, die Sie sich damit machen, lohnen sich.

Denn Sie erhalten einen Überblick darüber, was wirklich wichtig im Büro ist, damit Sie sich als Freiberufler ganz auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren können. Damit Sie nichts Wichtiges übersehen, sich aber auch nicht mit Unnötigem beschäftigen. Sie bündeln Ihre Energien klar auf notwenige Büroarbeit, damit Sie als Freiberufler optimal organisiert sind.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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