Zu viele Aufgaben und Rollen im Büro – was kann ich tun?

Das Spannungsfeld des erfolgreichen Vertrieblers und gleichzeitig allzeit hilfsbereiten Kollegen kann auf Dauer zu einem Gefühl von Überforderung führen. Lassen Sie es nicht so weit kommen, sondern klären Sie die "Rollen", die Sie im Leben haben und ob Sie finden, dass diese zu viele Aufgaben mit sich bringen.

Wer im Büro arbeitet, wird oft mit unterschiedlichen Erwartungen konfrontiert. Vorgesetzte und Kollegen erwarten effektives und schnelles Arbeiten. Kunden und Lieferanten erwarten Zeit, Erreichbarkeit und schnelle Erledigung ihrer Wünsche. Dazu kommen die eigenen Erwartungen an sich selbst: Fachlich, organisatorisch, menschlich oder auch als Führungskraft versucht man, immer alles zu geben - schnell hat man zu viele Aufgaben auf einmal. Dabei ist es fast nicht möglich, es allen recht zu machen und auf alle Forderungen zu reagieren.

---

Optimale Büroorganisation   So geht Ihnen die Büroorganisation leicht von der Hand - PDF!

Was können Sie tun? Rollen klären!
Verschaffen Sie sich schriftlich eine Übersicht über Ihre Lage. Welche Rollen nehmen Sie ein? Welche Erwartungen, die an Sie geknüpft sind, führen zu einem Belastungsgefühl? Hier können Sie die Liste auch um private Rollen wie Ehemann/ Ehefrau, Mutter/ Vater, Tochter/ Sohn, Freund/ Freundin etc. erweitern - zu viele Aufgaben hat man schließlich auch oft im privaten Bereich.

Was ist Ihre Konsequenz daraus?
Betrachten Sie die Übersicht und nehmen Sie sich zwei verschiedene Farben zur Hand. Markieren Sie einmal, welche Rollen Ihnen überwiegend gut tun und Ihnen Kraft und Sicherheit geben. Markieren Sie in der anderen Farbe, welche Rollen Ihnen die meiste Kraft rauben und anstrengend sind. Notieren Sie einen Satz, was Sie mit Ihren Erkenntnissen anfangen werden. Hier noch einige Leitfragen zur Anregung:

• Was genau wollen Sie wann und wie verändern?
• Wer kann oder sollte Sie dabei unterstützen?
• Was wäre die Konsequenz, wenn Sie etwas verändern? Wollen Sie das?
• Was wäre die Konsequenz, wenn Sie nichts verändern? Wollen Sie das?

Ihre Rollen im Büro – welche steigern die Arbeitsbelastung?
Oft ist der Blick auf die beiden Rollen, die die meisten Spannung erzeugen, sehr ergiebig. Beispielsweise kollidieren sehr wahrscheinlich die Rollen "netter, hilfsbereiter Kollege mit offener Tür und Armen" und "Tausendsassa für meine Kunden".

Denn beide erfordern Zeit und Ausrichtung auf die Wünsche für Ihr Gegenüber. Wenn Sie dann im Interesse eines Kunden handeln wollen, müssen Sie lernen, beispielsweise dem Kollegen, der gerade Zeit zum Plaudern hat, zu sagen: "Tut mir leid, ich habe gerade keine Zeit." Wenn Sie noch nach netten, aber klaren Formulierungen suchen, lesen Sie Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen.

Lesen Sie in der Artikelserie "Belastungen im Büro"

• Belastungen im Büro – vielleicht liegt es gar nicht an Ihnen?
• Zu viele Aufgaben und Rollen im Büro – was kann ich tun?
• Selbstständiges Arbeiten und Handlungsspielraum verringern Belastungen im Büro
• Was sind typische Folgen von Stress und wie kann man Abhilfe schaffen?

---

Mehr zum Thema zu viele Aufgaben auf einmal lesen Sie in » Täglich motiviert - jetzt gratis testen!

Neues Arbeitsrecht für Vorgesetzte	Korrespondenz Training kompakt	Die 55 wichtigsten Checklisten für Sekretärinnen und Assistentinnen