Kennen Sie das? Für ein neues Projekt müssen Sie sich umfangreich in ein neues Themengebiet einarbeiten. Vielleicht schließt auch eine Fortbildung oder ein Lehrgang, den Sie berufsbegleitend besuchen, mit einer Prüfung ab. In beiden Fällen müssten Sie Ihren Lernprozess neben Ihrer eigentlichen Arbeit oder dem Tagesgeschäft selbst organisieren. Und eine gute Selbstorganisation basiert in der Regel auf einer guten Planung.
Durch eine gute Planung haben Sie die Prüfung oder die Anwendung des neuen Wissens zwar noch nicht in der Tasche, aber Sie gehen geordneter an den Lernprozess heran. Das schafft Sicherheit und mindert auch eine mögliche Prüfungsangst. Denn auch wenn Sie sich "nur" in ein neues Thema einarbeiten, gibt es eine zeitliche Zielmarke, zu der das neue Wissen abrufbar sein muss. Wie erreichen Sie nun eine gute Planung Ihres Lernprozesses? Beispielsweise mit der ALPEN-Methode, die Sie vielleicht aus dem Zeit- und Selbstmanagement kennen.
Aufgaben-Länge-Pufferzeiten-Entscheidungen-Nachkontrolle = Lernaufgaben geplant
Die ALPEN-Methode ist ein vergleichsweise einfaches, aber bei richtiger und konsequenter Handhabung sehr effektives Mittel. Üblicherweise für die Tagesplanung im Büro. Sie umfasst dabei fünf Arbeitsschritte, die nacheinander abgearbeitet werden. Auch das Erwerben neuen Wissens oder die Vorbereitung auf eine Prüfung besteht letztendlich aus Aufgaben. Und die können Sie nach diesem Prinzip planen:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen bezüglich Priorität
- Nachkontrolle
1. Alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren
Schreiben Sie alle Aufgaben und Aktivitäten, die Sie für Ihr selbst organisiertes Lernen oder Ihre Prüfungsvorbereitung erledigen müssen, auf. Dann terminieren Sie diese.
Am Beispiel eines Online-Lehrgangs bedeutet dies beispielsweise:
Montag: Modul 1 lesen, Kurz-Video ansehen, Wesentliches zusammenfassen, Arbeitsauftrag ausführen. Dienstag: dto. für Modul 2.
Mittwoch: Sichten und Ausarbeiten, wie das Gelernte im eigenen Business anzuwenden ist
2. Länge der Tätigkeiten (Zeitbedarf schätzen)
Notieren Sie hinter jeder Aufgabe die geschätzte Zeit. So werden Sie versuchen, Ihr selbst gesetztes Limit einzuhalten. Dies erhöht die Konzentration und man wehrt Störungen konsequenter ab. Am Beispiel des selbstgesteuerten Online-Lehrgangs könnten dies für Montag und Dienstag je 1,5 Stunden und am Mittwoch eine Stunde Lernzeit bedeuten.
3. Pufferzeit einplanen
Verplanen Sie nicht 100 Prozent Ihres Tages oder der Lernzeit. Denn mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie während des Lernens von unvorhergesehenen Ereignissen gestört und unterbrochen. Wenn das Einarbeiten in ein neues Thema Bestandteil der Arbeitszeit ist, müssen Sie mit Unterbrechungen rechnen.
Wenn Sie es einrichten können, schalten Sie sämtliche Störquellen von außen (Telefon, E-Mails, Kollegengespräche) konsequent aus. Doch selbst dann kann es sein, dass Sie einen "schlechten Tag" haben und nicht Ihr übliches Leistungsniveau erreichen.
Planen Sie erst einmal mit dem "Standard-Puffer" 60:40. Also 60 Prozent der geplanten Einheit für die tatsächliche Aufgabe, 40 Prozent für Unvorhergesehenes und Spontanes. Das traurige Ergebnis ist: Von den 90 Minuten wäre nur knapp eine Stunde die reine Lernzeit, der Rest wäre Zeitpuffer.
In der einen Stunde sollte es also möglich sein, den Arbeitsauftrag abzuarbeiten: Modul 1 lesen, Kurz-Video ansehen, Wesentliches zusammenfassen, Arbeitsauftrag ausarbeiten. Wenn die Pufferzeit nicht benötigt wird, kümmern Sie sich um die nächste Lektion, eine andere Aufgabe oder machen Pause/Feierabend.
4. Entscheidungen treffen
Trotz Pufferzeiten kann es passieren, dass die Zeitplanung wegen zu viel unvorhergesehener Aufgaben nicht zu schaffen ist. In diesem Fall müssen Sie entscheiden, welche die wichtigsten Aufgaben Ihres Lernplans sind. Verschieben Sie die weniger wichtigen Aufgaben auf einen anderen Tag.
Im Beispiel kann es sein, dass Sie entweder die Textdatei des geplanten Moduls lesen oder das Video ansehen, je nachdem, was Ihnen mehr liegt. Das geht dann, wenn die Lehrinhalte in beiden Medien fast identisch sind, was bei Online-Modulen oft der Fall ist. Sonst entscheiden Sie, welchen Teil Sie erst einmal weglassen können, beispielsweise die Erledigung des Arbeitsauftrages.
5. Nachkontrolle
Am Tagesende bzw. am Schluss der geplanten Lernzeit sollten Sie Ihren Plan kontrollieren. Nur so stellen Sie fest, wo Sie noch nachbessern müssen. Und Sie behalten Unerledigtes im Blick. Im Beispiel: Terminieren Sie "Arbeitsauftrag Modul 2" auf einen neuen Termin, bevor Sie mit Modul 3 fortfahren.
Jetzt sind Sie dran – die ALPEN-Methode fürs Lernen und Prüfungen
Wichtig ist die schriftliche Planung Ihres selbstgesteuerten Lernens oder der Prüfungsvorbereitung. Es hat eine höhere Selbstverpflichtung als ein "nur-daran-denken". Probieren Sie es aus, wie Sie einen umfangreichen Stoff so in kleine Schritte zerlegen, dass Sie alles gut abarbeiten können. Die Systematik der ALPEN-Methode hilft Ihnen dabei.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation