Wie schaffe ich meinen Bürotag, wenn ich alles gleichzeitig erledigen muss?

Von allen Seiten stürmen heute Aufgaben gleichzeitig auf Sie zu: Alle sind wirklich wichtig und auch heute noch zu erledigen. Ihnen ist klar: Das bedeutet Überstunden machen. Doch wie gehen Sie jetzt so geordnet vor, dass Sie alle Aufgaben optimal abarbeiten können? Zwei konkrete Tipps bringen Ihren Bürotag noch in halbwegs ruhige Bahnen.

Kennen Sie das? Ihr gut geplanter Tagesablauf ist bereits mittags durch unvorhergesehene Dinge nicht mehr zu schaffen. Der Tag wird immer hektischer, weil Sie alle Dinge gleichzeitig erledigen müssten. Alles hat höchste Priorität, was von Kunden, Ihrem Chef oder Geschäftspartnern kommt.

Sie merken: Das schaffe ich bis zum Feierabend nicht mehr, Überstunden sind angesagt. Doch wie genau gehen Sie in solchen heißen Phasen vor, um allen Ansprüchen gerecht zu werden und alle wirklich wichtigen Dinge noch abzuarbeiten? Zwei Strategien helfen Ihnen, Ordnung ins Chaos zu bringen und die Aufgaben zufriedenstellend abzuarbeiten.

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Tipp 1: Halten Sie sich bei Ihrem Chef den Rücken frei
Informieren Sie Ihren Vorgesetzten, dass Sie mit den bisherigen Aufgaben so ausgelastet sind, dass Sie keine weiteren Aufgaben für ihn abarbeiten können. So kann er keine weiteren Zusagen machen, die dann nicht einzuhalten sind.

Aber Vorsicht: Jammern und klagen Sie bitte nicht. Geben Sie eine sachliche Information, die Sie beispielsweise so formulieren können: "Damit Sie informiert sind: Für heute kann ich keine weiteren Aufgaben übernehmen, da xy und zz wie besprochen Priorität haben. Ich werde dadurch bis ca. 18:30 am Arbeitsplatz sein. Ist das für Sie in Ordnung?"

Tipp 2: Erstellen Sie Ihren "Schlachtplan"
Egal wie die Zeit drängt und wie hektisch Sie sich innerlich fühlen: Nehmen Sie sich fünf   bis zehn Minuten Zeit, um Ihren Krisenplan aufzustellen. Und das geht so:  

1. Alle Unterlagen, Aufgaben und Notizen sichten. Eventuell nebeneinander auf den Schreibtisch legen, damit Sie wirklich einen Überblick haben. 
2. Sortieren Sie alle Vorgänge aus, die am nächsten Tag erledigt werden können.
3. Räumen Sie weiterhin alles Überflüssige vom Schreibtisch.
4. Vergeben Sie nun eine Reihenfolge nach Dringlichkeit.  
5. Legen Sie ganz nach oben die Vorgänge, für deren Erledigung Sie während der regulären Arbeitszeit noch Anrufe, Rückfragen oder Mails tätigen müssen.
6. Fangen Sie mit dem schwierigsten Punkt an. Wenn der erledigt ist, reduziert sich das Stressgefühl schneller.
7. Falls Ihnen erfahrungsgemäß ein schnelles Erfolgsgefühl Antrieb verleiht: Erledigen Sie zuerst eine schnelle, kleine Aufgabe und kümmern Sie sich dann um die "dicken Brocken". 

Jetzt sind Sie dran – so arbeiten Sie, wenn alles heute noch geschafft werden muss
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Welche Anregungen können Ihnen zukünftig helfen, stressige Arbeitstage doch noch zu schaffen? Vielleicht notieren Sie sich auch einen kurzen Satz zur Erinnerung. Denn wenn es hektisch wird, reagieren wir meist nur noch. Das kann ein Satz sein wie "Chef informieren, dass nichts mehr geht" oder "Zeit nehmen, um die Reihenfolge festzulegen" oder "wen muss ich während der Bürozeit noch erreichen können"? Freuen Sie sich darüber, dass Sie sich zukünftig für die ganz hektischen Tage besser gewappnet fühlen.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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