von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Eine Aufgabe ist beendet und die dazugehörenden Unterlagen halten Sie etwas unentschlossen in der Hand. Bislang haben Sie solche Unterlagen sofort abgelegt. Eine Kollegin gab ihnen allerdings den Hinweis, dass dies Zeitverschwendung sei. Besser sei es, die Ablage irgendwo zu sammeln und abzuheften, wenn Sie mal Zeit haben.
Jetzt sind sie etwas unsicher, wie das beste Vorgehen in Sachen Ablage ist. Einen einzigen Weg, die Ablage korrekt zu erledigen gibt es nicht. Jedes System hat Vor- und Nachteile. Die beiden grundsätzlichen Systeme sind: sofort ablegen oder die Ablage sammeln.
Ablage? - "Ich mach‘ es gleich"
Wenn Sie zu dem Typ gehören "ich mache es gleich", haben Sie Ihre Ablage immer schnell vom Schreibtisch in die Ordner verstaut. Zwei Argumente sprechen gegen dieses Vorgehen:
"Die Ablage erst mal auf die Seite legen"
Dann gibt es noch den Typ, der abzulegen Unterlagen erst einmal auf die Seite legt. In einem Stapel oder in einem Ablagekorb werden abzuheftende Unterlagen aufbewahrt. Wenn es Zeit ist, möchte dieser Typ die gesamte Ablage erledigen. Hauptproblem: "Zeit dafür" ist nie.
So wächst der Stapel jeden Tag ein bisschen mehr. Es wird immer unübersichtlicher und die Suche nach Ablagerung gestaltet sich sehr zeitaufwendig. Zudem hat man immer weniger Lust, die "blöde Ablage" schon wieder zu machen.
Machen Sie es besser: Optimales Ablage-Management
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