Ablage machen – mit diesen 2 Schritten gelingt es

Ablage ist für die meisten Menschen ein Gräuel. Erst denkt man hundertmal "ich müsste meine Ablage machen“, weil man ständig auf der Suche ist. Dann ist man gefühlte 1000 Stunden mit Abheften beschäftigt. Wie es besser gehen kann, lesen Sie hier.

Kennen Sie das? Eine Aufgabe ist beendet und die dazugehörenden Unterlagen halten Sie etwas unentschlossen in der Hand. Bislang haben Sie solche Unterlagen sofort abgelegt. Eine Kollegin gab ihnen allerdings den Hinweis, dass dies Zeitverschwendung sei. Besser sei es, die Ablage irgendwo zu sammeln und abzuheften, wenn Sie mal Zeit haben.

Jetzt sind sie etwas unsicher, wie das beste Vorgehen in Sachen Ablage ist. Einen einzigen Weg, die Ablage korrekt zu erledigen gibt es nicht. Jedes System hat Vor- und Nachteile. Die beiden grundsätzlichen Systeme sind: sofort ablegen oder die Ablage sammeln. 

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Ablage? - "Ich mach‘ es gleich"
Wenn Sie zu dem Typ gehören "ich mache es gleich", haben Sie Ihre Ablage immer schnell vom Schreibtisch in die Ordner verstaut. Zwei Argumente sprechen gegen dieses Vorgehen:

• Wenn Sie dieses Dokument zu früh abgelegt haben, weil es im Laufe des Tages doch noch gebraucht wird, müssen Sie es erst umständlich wieder aus dem Ordner rausholen. Das braucht Zeit.
• Als zweites gibt es im Zeitmanagement die Empfehlung, am Block zu arbeiten. Das heißt, gleichartige Tätigkeiten, wie beispielsweise Ablage, an einem Stück zu erledigen. Durch die gleiche und gleichförmige Tätigkeit sparen Sie Zeit.

"Die Ablage erst mal auf die Seite legen"
Dann gibt es noch den Typ, der abzulegen Unterlagen erst einmal auf die Seite legt. In einem Stapel oder in einem Ablagekorb werden abzuheftende Unterlagen aufbewahrt. Wenn es Zeit ist, möchte dieser Typ die gesamte Ablage erledigen. Hauptproblem: "Zeit dafür" ist nie.

So wächst der Stapel jeden Tag ein bisschen mehr. Es wird immer unübersichtlicher und die Suche nach Ablagerung gestaltet sich sehr zeitaufwendig. Zudem hat man immer weniger Lust, die "blöde Ablage" schon wieder zu machen.

Machen Sie es besser: Optimales Ablage-Management
Was ist besser? Bringen Sie mit diesen zwei Schritten Ordnung und Struktur in Ihre Vorablage:

1. Richten Sie eine Sammelstelle für abzulegende Unterlagen ein.
   Dies kann ein beschrifteter Ablagekorb sein, eine oder mehrere Hängemappen oder eine klar definierte Mappe. Wenn Sie ein größeres Ablagevolumen haben und über einen längeren Zeitraum  abzulegende Unterlagen sammeln, können Sie sich eine systematische Vorsortierung einrichten. Wie Sie einen Pultordner oder eine Wiedervorlagemappe auf ihr Ablagesystem abstimmen, lesen Sie in meinem Artikel Ablage: So sortieren Sie vor.
2. Legen Sie fest, wann Sie standardmäßig Ihre Ablage machen.
   Je nach Aufkommen reicht ein Termin in der Woche. Wenn sich dadurch aber zu viel Ablagematerial ansammelt,  empfiehlt sich ein kürzerer Turnus. Beispielsweise mittwochs und freitags eine halbe Stunde Ablage. Das hat auch den Vorteil, dass die Ablage und damit eine meist ungeliebte Aufgabe schneller erledigt ist.

Jetzt sind Sie dran – Ablage erledigen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Wenn Sie diese Vorschläge auf ihrer Ablage anwenden, wie ist jetzt ihre erste Bewertung: alles okay? Oder können Sie sich verbessern? Wenn Sie sich verbessern können, wie sehen dann ihre ersten drei konkreten Schritte aus? Wann werden Sie sie umsetzen? Stellen Sie sich vor, wie gut Ihr Schriftverkehr organisiert ist und wie Sie sich denn zukünftig fühlen werden, wenn Sie an Ihre Ablage denken. Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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