3 typische Fehler bei der Ablage

Kennen Sie das? Die Aufgabe ist erledigt und als letzter Akt müssten die Unterlagen nur noch in die Ablage. Und schon geht es bei den meisten los: Ablage – puuuh. Lieber schnell irgendwohin legen oder in den Postkorb "Ablage" (das sind die "Fortgeschrittenen").

Egal ob im Stapel oder im Postkorb – von dieser Stelle aus haben die meisten Unterlagen einen langen, langen Weg vor sich, bis sie letztendlich an ihrem Bestimmungsort, dem Ordner, ankommen. Die Ablage scheint die unbeliebteste Routineaufgabe im Büro zu sein. Wenn Sie die nachfolgenden typischen Ablagefehler vermeiden, erledigen Sie die Ablage zukünftig vielleicht effizienter. Ihre "Lieblingsaufgabe" muss die Ablage gar nicht werden, aber gut erledigen sollten Sie sie schon.

Fehler 1 bei der Ablage: Die Beschriftung ist nicht eindeutig
Wenn ich in einem Büro zu Besuch bin, springen sie mir immer als erstes ins Auge: Die Ordner mit der Bezeichnung „Verschiedenes“ oder „Diverses“, einmal habe ich sogar den spannenden Ordner "Reste" entdeckt. Diese Ordner sind wie das Bermuda-Dreieck – kein Mensch weiß genau, was da eigentlich hin gehört und selten findet man dort etwas wieder. Hier verschwinden Dokumente und die Büroeffizienz geht Ihnen auch nach und nach verloren.

Tipp: Verwenden Sie eindeutige Begriffe – oft sind es die klassischen wie Angebote, Rechnungen, Öffentlichkeitsarbeit, Personal etc. Mit den Hauptgruppen als erste Orientierung und evtl. weiterer Unterteilung bekommen Sie diesen typischen Ablagefehler in den Griff. Beispielsweise als Hauptschlagwort "Öffentlichkeitsarbeit" und ein Ordner hat das 2. Schlagwort "Flyer", ein anderer "Veranstaltungen", ein weiterer "Webauftritt".

Fehler 2 bei der Ablage: Die Beschriftung ist nicht einheitlich
Lange Suchzeiten und damit Unlust, die Ablage überhaupt erst anzufangen, entstehen beispielsweise durch fehlende oder unterschiedliche Beschriftung. Wenn die Ablage-Ordner nicht einheitlich bezeichnet sind, führt dies zu langen Suchzeiten. Wenn die Schrift nach und nach verblasst oder noch nie wirklich leserlich war, erschwert dies Ihre Aufgabe, eine gute Ablage zu führen.

Tipp: Einheitliche Ordner und Ordner-Rücken, bei denen die wichtigsten Informationen sofort prägnant ins Auge springen, schaffen Ordnung und Übersicht. Verwenden Sie entweder Beschriftungsgeräte oder PC. Wenn Sie eine ordentliche Handschrift haben, geht es auch handschriftlich. Dann aber sollten Sie immer den gleichen Stift (Farbe, Breite) verwenden.

Fehler 3 bei der Ablage: Keine oder zu wenige Unterteilungen
Oft sind das Problem fehlende oder nicht ausreichende Unterteilungen in den Ablagefächern oder Ablage-Ordnern. Da weiß man oft nicht, wo das Dokument in dem Ordner abgeheftet werden soll. Vor allem aber die Suchzeiten, wenn es wieder benötigt wird, die sind oft chaotisch lang. Sicher ist es einfach und schnell, wenn Sie "chronologisch" abheften = das aktuelle ist immer oben. Aber sinnvoll ist das sicher nicht. Und ein breiter Ordner, der fast voll ist und nur drei Unterteilungen hat, bedeutet: langes Blättern, bis man gefunden hat, was man sucht. Also auch zu wenrig Unterteilungen.

Tipp: Am besten planen Sie beim Anlegen eines Ordners bereits großzügig. Gut geeignet für die meisten Ordner sind 10er-Register. Oft reichen auch 5er-Register, das lässt sich pauschal nicht sagen. Die A-Z- Register sind natürlich auch sehr gut geeignet, vor allem, wenn sie auf mehrere Ordner verteilt werden. Die sog. "Laschen" (etwas so groß wie die langen Briefumschläge) sind für handschriftliche Unterteilungen auch gut geeignet. Vor allem, wenn der Überblick für das gesamte Thema noch nicht da ist.

Jetzt sind Sie dran – Ablagefehler ade!
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wann Sie sie umsetzen und was Sie dazu an Büromaterial evtl. noch einkaufen oder bestellen müssen. Freuen Sie sich darüber, wenn Ihnen die Ablage zukünftig leichter von der Hand geht.

Praxishandbuch "Einfach organisiert!"	Das Sekretärinnen-Handbuch	simplify organisiert - Einfach, schnell und effektiv!