10+1 Tipps für die Arbeitsorganisation: Aktenordner & Co.
Arbeitsorganisation heißt auch, sich nach seinen ganz individuellen Bedürfnissen zu organisieren. Lesen Sie unsere Ideen für Ihr Büro.
Kennen Sie das? Irgendwann haben Sie "irgendwie" aus der Situation heraus bestimmte Dinge organisiert oder von Ihren Vorgängern übernommen. Doch dabei hat sich vielleicht manch schlechte Angewohnheit in die Organisation Ihres Büros eingeschlichen. Oder Sie kennen längst nicht alle Produkte, die Ihnen die Arbeitsorganisation wirklich erleichtern.
Arbeitsorganisation Tipp 1: Aktenordner – schmal gibt’s mich auch!
Situation: Breite Standard-Aktenordner, die nur zur Hälfte gefüllt sind (und auch bleiben).
Ungünstig: Sie nehmen unnötigen Platz weg.
Tipp fürs Büro: Aktenordner mit schmalerem Rücken verwenden. Alternativ mehrere Vorgänge in einem breiten Aktenordner bündeln.
Arbeitsorganisation Tipp 2: Lochhüllen spezial – Inhalt wechsle dich!
Situation: Sie haben in einer Lochhülle wenig Inhalt, der dafür aber häufig ausgewechselt oder herausgenommen wird.
Ungünstig: Wenn Sie häufig auf die Unterlage zugreifen müssen (beispielsweise bei Kopiervorlagen), müssen Sie das Dokument jedes Mal mühsam von oben wieder hineinschieben.
Tipp fürs Büro: Verwenden Sie Lochhüllen, die seitlich geöffnet sind und zwar links auf der Innenseite. So sind Dokumente und auch kleinere Formate schnell hineingelegt und wieder herausgenommen. Und nichts kann herausfallen.
Arbeitsorganisation Tipp 3: Dokumentenhüllen – nimm mich!
Situation: Für Ihre Dokumente nutzen Sie Klarsichthüllen als Arbeitsmappen. Zum Abheften sind die Vorgänge nicht gedacht.
Ungünstig: Herkömmliche Lochhüllen, denn sie sind zu nachgiebig. Zudem sind sie nur minimal breiter als DIN A4-Blätter und das Handling wird dadurch etwas sperrig. Bei mehr als drei Blättern wird es zudem im wahrsten Sinne des Wortes eng.
Tipp fürs Büro: Verwenden Sie stabilere Dokumenthüllen ohne Heftstreifen. Je nach Einsatz gibt es verschiedene Stärken, die Sie wählen können.
Extra-Tipp: Es gibt zudem Dokumentenhüllen mit zusätzlichem auswechselbaren Beschriftungsfeld, mit Farb-Schriftfeld zur Unterscheidung und und und.
Arbeitsorganisation Tipp 4: Hängemappen – ich kann auch breit!
Situation: Ihre Hängemappen platzen aus allen Nähten und beulen bereits aus. Auf mehrere Mappen verteilen, wäre unpraktisch und Zusammenhänge würden verloren gehen.
Ungünstig: Sie setzen die gefalteten Standardmappen ein. Ist zuviel drin, bilden sie "Beulen" wie wir Menschen einen dicken Bauch entwickeln. Und alles "spannt" irgendwie.
Tipp fürs Büro: Setzen Sie auf Mappen mit breitem Kunststoffboden und das "Gedränge" hat ein Ende.
Sie brauchen noch Kurz-Tipps für Ihre Zwischenablage? Oder wie Ihre Formulare, Briefbogen etc. geordnet und griffbereit sind? Lesen Sie den nächsten Teil unserer Serie zur besseren Arbeitsorganisation im Büro.
Lesen Sie in der Artikelserie "10+1 Tipps für die Arbeitsorganisation"
10+1 Tipps für die Arbeitsorganisation: Aktenordner & Co.
