In Word Zeilenumbrüche von kopierten PDF-Dateien ändern

Sie haben es sicher schon erlebt: Wenn Sie Texte aus PDF-Dateien nach Word kopieren, erscheinen sie oft mit Zeilenumbrüchen an der falschen Stelle. Der Text wirkt dann auseinandergerissen und die Breite des Word-Dokuments wird nicht annähernd genutzt. Die Funktion "Suchen und Ersetzen" erlaubt Ihnen, auch diese unerwünschten Formatierungen schnell und bequem zu löschen oder auszutauschen.

Art der Zeilenumbrüche in Word feststellen

  • Um festzustellen, wie die unerwünschten Zeilenumbrüche zustande kommen, müssen Sie zunächst die Formatierungszeichen einblenden. Bis Word 2003 finden Sie diesen Befehl in der Standardleiste direkt vor den Zoom-Einstellungen. Das Symbol sieht aus wie ein spiegelverkehrtes P. Ab Word 2007 rufen Sie diesen Befehl über die Gruppe "Absatz" in der Multifunktionsleiste bzw. dem Menüband "Start" auf (zum Ausblenden dieser Zeichen klicken Sie diese Schaltfläche noch einmal an).
  • Finden Sie am Ende der Zeilen ein umgedrehtes P, handelt es sich um eine Absatzmarke, die ein Absatzende anzeigt. Sehen Sie jedoch einen kleinen abgeknickten Pfeil, der mit seiner Spitze nach links zeigt, ist dies die Anzeige für einen manuellen Zeilenumbruch an dieser Stelle.

 

Beispiel für das Löschen oder den Ersatz unerwünschter Zeilenumbrüche

  1. Markieren Sie alle Zeilen, in denen Sie ein überflüssiges Absatzzeichen sehen. Dafür markieren Sie die erste Zeile und halten danach die "Strg-Taste" gedrückt, um weitere Zeilen zu markieren. Lassen Sie die Zeilen aus, in denen der Absatz erhalten bleiben soll.
  2. Rufen Sie den Befehl "Suchen und Ersetzen" auf. (Bis zur Version Word 2003 über das Menü "Bearbeiten", in späteren Versionen über "Start" in der Gruppe "Bearbeiten".)
  3. Klicken Sie in das Feld "Suchen nach" und dann auf die Schaltfläche "Erweitern", um die weiteren Suchoptionen aufzurufen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sonstiges" und wählen Sie den ersten Listenpunkt "Absatzmarke" aus. Im Suchfenster erscheint die Bezeichnung ^p. Für den Ersatz der Pfeile wählen Sie "Manueller Zeilenumbruch" weiter unten in der Liste. Der Eintrag sieht dann so aus: ^l.
  5. Klicken Sie in das Feld "Ersetzen durch" und drücken Sie einmal die Leertaste. Im Fenster sehen Sie keinen Eintrag, aber die Schreibmarke ist um ein Zeichen weiter nach rechts gerückt. (Möchten Sie die Absatzmarken oder Zeilenumbrüche löschen, tragen Sie hier gar nichts ein.)
  6. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Alle ersetzen" geklickt haben, erscheint ein Fenster mit der Information, wie viele Zeichen ersetzt wurden. Klicken Sie auf "OK".

Tipp: Wie immer ist die Schaltfläche "Rückgängig" Gold wert. Ihr Symbol ist ein nach links gebogener Pfeil. Bis Word 2003 liegt sie in der Symbolleiste "Standard", ab Word 2007 in der Symbolleiste für den Schnellaufruf. Haben Sie nicht das gewünschte Ergebnis erhalten, können Sie darüber zur vorherigen Formatierung zurückkehren und den Austausch noch einmal versuchen.