Warum können die Bilder nicht direkt hinterlegt werden?
Word ist die Datenquelle für Serienbriefe. Es kann verschiedene Formate verarbeiten: Reine Textdateien, Word-Dateien mit Adresstabelle, Excel-Tabellen und Access-Datenbanken.
Gemeinsam ist das Verfahren, wie die Daten für den Serienbrief von Word entnommen werden: Als Textinformationen. Das liegt daran, dass im Serienbrief Informationen zu Schriftart, -größe, etc. hinterlegt sind und nicht in der Datenquelle. Das führt dazu, dass in der Datenquelle keine Bilder hinterlegt sein dürfen.
Hinterlegen Sie Dateiname und Pfad
Deshalb sollten Sie dort nur den Dateinamen mit Pfad hinterlegen. Speichern Sie das Bild in einem Format ab, das von Word unterstützt wird, zum Beispiel JPD, TIFF oder PNG. Das Bild wird dann in den Serienbrief über eine Feldfunktion eingefügt, Diese liest den Pfad, der in den Serienbrief eingefügt ist, zur externen Bilddatei aus und zeigt das Bild an.
Einfügen in ein Datenfeld
Fügen Sie die Datenquelle in ein Datenfeld ein. Achten Sie darauf, dass Sie den Backslash () immer doppelt angeben, sonst wird die Graphik später nicht korrekt eingefügt. Geben Sie den kompletten Pfad an. Theoretisch sollten zwar die Bilder von Word auch ohne genaue Pfadangabe gefunden werden. Dies funktioniert jedoch nicht immer zuverlässig.
Erzeugen Sie die Unterschrift im Serienbrief
Um ein Bild aus dem Pfad- und Dateinamen zu erzeugen, fügen Sie im Serienbrief an der gewünschten Stelle die Feldfunktion {INCLUDEPICTURE …} ein. Übrigens: Die Feldfunktion können Sie nur sehen, wenn die Ansicht der Feldfunktionen eingeschaltet ist. Sie können dorthin wechseln mit der Tastenkombination "Alt" plus "F9".
Gehen Sie nun mit dem Mauspfeil zur Feldfunktion. Der Cursor soll unmittelbar vor der schließenden Klammer nach einem Leerzeichen stehen. Nun können Sie über "Sendungen" (bei Word 2010 und 2007) bzw. über die Seriendruck-Symbolleiste (Word 2003, 2002/XP und 2000) das Seriendruckfeld "PfadUndDateiname" einfügen.
Sie können nun wieder mit "Alt" plus "F9" zur Ergebnisansicht zurückwechseln. Nun wird anstelle der Feldfunktion die erste Unterschrift, also das erste Bild, angezeigt.