Suchordner in Outlook 2003: Schnellster Zugriff auf E-Mails

Eine ganz besonders hilfreiche Neuerung bei Outlook 2003 sind die so genannten Suchordner, die Sie neu in Ihrer Ordner-Liste vorfinden. Diese Ordner machen Ihnen das Auffinden Ihrer E-Mails zum Kinderspiel.
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In den Suchordnern werden Verknüpfungen auf die Original-E-Mails abgelegt. Sie öffnen das Original mit einem Doppelklick auf die Verknüpfung. Wenn Sie einen ganzen Suchordner löschen, bleiben also die Original-E-Mails in den Ordnern, in denen Sie sich eigentlich befinden, bestehen. Aber – ganz wichtig – wenn Sie in einem Suchordner eine einzelne Verknüpfung löschen, löschen Sie die Original-Mail! Das  dürfen Sie bei Ihrer Arbeit mit einem Suchordner nicht vergessen.

Legen Sie eigene Suchordner an
Es gibt drei Standardsuchordner, die Sie finden, wenn Sie im Navigationsbereich in der Gruppe E-Mail bzw. in Ihrer Ordner-Liste nach unten scrollen. Dort sehen Sie den Zweig Suchordner mit den Ordnern GROßE NACHRICHTEN, NACHVERFOLGUNG und UNGELESENE NACHRICHTEN. Neben diesen Standard-Ordnern können Sie mit wenigen Klicks eigene Suchordner einrichten, beispielsweise den Ordner WICHTIGE NACHRICHTEN, in dem Nachrichten gesammelt werden, die als wichtig gekennzeichnet sind:

  1. Wechseln Sie im Navigationsbereich in die Gruppe E-MAIL.
  2. Klicken Sie den Eintrag SUCHORDNER mit der rechten Maustaste an.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü NEUER SUCHORDNER aus.
  4. Nun wählen Sie in der Dialogbox den Eintrag WICHTIGE NACHRICHTEN und klicken Sie auf OK.

Benutzerdefinierte Suchordner anlegen
Für bestimmte Kriterien müssen Sie benutzerdefinierte Suchordner anlegen, z.B. wenn Sie Suchordner nach Worten im Text oder Betreff der E-Mails anlegen möchten. Dazu rufen Sie die Dialogbox NEUER SUCHORDNER auf und wählen dort den Eintrag BENUTZERDEFINIERTEN SUCHORDNER ERSTELLEN. Sie finden ihn, wenn Sie in der Dialogbox nach unten scrollen. Nun gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSWÄHLEN.
  2. Bei NAME vergeben Sie einen eindeutigen Namen für Ihren neuen Suchordner.
  3. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche KRITERIEN und geben Sie die Kriterien an, nach denen die E-Mails in dem neuen Suchordner zusammengetragen werden sollen. Schließen Sie dann zweimal mit OK.

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