Um Ihre Outlook Mails wie am Fließband lesen zu können, nehmen Sie zwei grundsätzliche Einstellungen vor.
1. Outlook Mail: Sie stellen Ihren "Lesebereich" ein
Outlook 2003 und 2007: Über Menü und Ansicht finden Sie den Lesebereich. Dort schlage ich vor, dass Sie die Option "Rechts" auswählen.
Outlook 2010: Sie gehen im Menüband auf die Registerkarte "Ansicht" und in der Gruppe Layout auf "Lesebereich". Hier wählen Sie "Rechts" aus.
2. Outlook Mail: Sie stellen das "Einzeltastenlesen mit Leertaste ein"
Outlook 2003 und 2007: Über Menü, Extras, Optionen kommen Sie über den Reiter "Weitere" zur Schaltfläche "Lesebereich". Dort setzen Sie bei "Einzeltastenlesen mit Leertaste" einen Haken.
Outlook 2010: In der Mail-Ansicht gehen Sie zur Registerkarte "Ansicht" und der Gruppe "Layout". Dort kommen Sie über die Schaltfläche "Lesebereich" zu den Optionen. Hier setzen Sie bei "Einzeltastenlesen mit Leertaste" einen Haken.
Wenn Sie Ihr Programmfenster weiter einstellen möchten, dann tun Sie es jetzt: Z. B. Navigationsleiste ein- und ausblenden oder minimieren mit "Alt+F1". Bei den Outlook-Versionen 2007 und 2010 stellen Sie die Aufgabenleiste mit "Alt+F2" ein. Nun achten Sie darauf, dass der Lesebereich so breit ist, dass Sie die Mail in der ganzen Breite sehen können. Wenn nicht verschieben Sie mit der linken gedrückten Maustaste den Rahmen des Lesebereichs.
Jetzt ist alles vorbereitet.
Outlook Mails schnell lesen und verarbeiten wie am Fließband
Sobald eine Mail markiert ist, sehen Sie diese im Lesebereich. Sie überfliegen oder lesen den sichtbaren Text. Sind Sie unten angekommen, betätigen Sie die Leertaste. Sofort springt der sichtbare Teil der Mail eine Fensterhöhe weiter. Auf diese Weise lesen Sie nur durch Drücken der Leertaste die komplette Mail. Sind Sie am Ende angekommen, sehen Sie beim nächsten Betätigen der Leertaste die nachfolgende Mail.
Sie bearbeiten Ihre Outlook Mails sofort beim Lesen mit der Tastatur
Nun werden Sie aber sofort die Mail im Lesebereich weiter bearbeiten oder löschen wollen. Sie können das direkt weiter mit Ihrer Tastatur erledigen.
- mit "Strg+R“ antworten Sie auf die Mail
- mit "Strg+F“ leiten Sie die Mail weiter
- mit "Strg+Umsch+V“ verschieben Sie die Mail in einen anderen Ordner
Sie entfernen eine Mail im Lesebereich mit "Entf“ oder "Strg+D“ in den Ordner "Gelöschte Objekte“ und mit "Umsch+Entf“ löschen Sie die aktuelle Mail für immer.
Wollen Sie die "lästige“ Sicherheitsabfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die markierten Elemente löschen wollen“ abschalten, dann gehen Sie über "Menü“, "Extras“, "Optionen“ zu dem Reiter “Weitere“ und dann zu "Erweiterte Optionen" und dort entfernen Sie den Haken bei "Warnung anzeigen, bevor Element endgültig gelöscht wird“ (Version 2003 und 2007).
Bei der Version 2010 gehen Sie über die Registerkarte "Datei“ zu den "Optionen“ und dort auf "Erweitert“. Im Abschnitt "Weitere“ setzen Sie keinen Haken bei "Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden".
Zusammenfassung:
Sie lesen und bearbeiten schnell und komfortabel mit eingeschaltetem Lesebereich und aktiviertem "Einzeltastenlesen mit Leertaste" Ihren kompletten Posteingang.
Im Videotipp zeige ich Ihnen wie Sie Ihr Outlook in der Praxis einstellen.