Schreiben von E-Mails in Outlook 2003
Bis Outlook 2003 konnte man nicht, wie in Word, Textbausteine verwenden. Stattdessen musste man die Signatur einer Mail als Notlösung wählen und Textbausteine als Signatur definieren.
Diese Funktion der Textbausteine, die wir ab Outlook 2007 verwenden können, kommt als Funktion der Textbausteine aus Word. Es wird ein Text definiert, der mit einem Kürzel abgespeichert wird. Mit Hilfe des Kürzels + F3-Taste kann dann beim Tippen der Text eingefügt werden.
Seit Outlook 2007 können wir Textbausteine definieren und einsetzen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen zeigen, wie leicht die Erstellung von Textbausteinen ist.
1. Schritt: Planen der Textbausteine
Es gibt zwei Situationen, in denen Sie Textbausteine planen:
- Situation 1: aus einer lfd. Mail an einen Kunden oder einen Ansprechpartner
- Situation 2: aufgrund einer Idee während Ihrer Büroarbeit
Bei Situation 1 haben Sie bereits eine Mail geöffnet, an der Sie gerade schreiben. Aus dieser Mail können Sie dann gleich auch Ihren Textbaustein anlegen.
Bei Situation 2 brauchen Sie erst einen Text-Editor für die Erfassung des Textbausteines. Daher öffnen Sie einfach eine leere Mail und geben den Text für Ihren Textbaustein ein.
2. Schritt: Speichern des Textbausteines
- Markieren Sie den Text, der zum Textbaustein werden soll.
- Klicken Sie auf das Register "Einfügen" und auf das Symbol "Schnellbausteine".
- Klicken Sie in Outlook 2007 auf "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern".
- Klicken Sie in Outlook 2010 auf "Auswahl im Autotext-Katalog speichern"
- Es erscheint die Maske "Neuen Baustein erstellen".
- Geben Sie im Feld "Name" das Kürzel für Ihren Textbaustein ein.
- Schließen Sie die Mail. Sie brauche diese nicht speichern.
3. Schritt: Verwenden des Textbausteins
Wenn Sie beim Schreiben einer Mail sind, können Sie den Textbaustein wie folgt verwenden:
- Variante: Kürzel des Textbausteins tippen + F3-Taste drücken. Der Text für den Textbaustein erscheint.
- Variante: Klicken Sie auf das Register "Einfügen" und auf das Symbol "Schnellbausteine". Dort finden Sie Ihre Textbausteine und die dazu abgelegten Kürzel in Outlook 2007 in der Maske die beim Draufklicken des Symbols "Schnellbausteine" erscheint. Outlook 2010 unter Schnellbausteine und dann dort Autotexte.