Excel 2010: Prüfen Sie die eingegebenen Werte auf Gültigkeit

Beispieldatei: Eingabefehler vermeiden – so geht’s!

Gerade wenn Sie Tabellen erstellen, in die andere KollegInnen Werte eingeben, kann es schnell zu Fehlern kommen: Durch Tippfehler oder Eingabe von Werten, die außerhalb des zulässigen Bereichs liegen, können die Tabelleninformationen verfälscht und unbrauchbar werden. Denken Sie nur einmal an Kostenstellen: Sie dürfen natürlich nur diejenigen erfassen, die auch vergeben und damit zulässig sind.

Um Eingabefehler und aufwändige Nachkontrollen zu vermeiden, bietet Excel 2010 die automatische Feldprüfung an. Im Beispiel sehen Sie das Vorgehen anhand einer Tabelle, in die Kostenstellen eingegeben werden sollen. Starten Sie zuerst die Beispieldatei Gueltigkeitsprüfung.

So funktioniert die Beispieldatei

Excel überprüft auf dem Tabellenblatt "Kostenstellen und Mitarbeiter" bei jeder Eingabe einer Kostenstelle, ob sie im zugelassenen Bereich liegt. Im Fehlerfall wird eine Fehlermeldung eingeblendet.

Gültigkeitsprüfung Schritt-für-Schritt einstellen

1. Legen Sie ein separates Tabellenblatt an. Nennen Sie es z. B. "Kostenstellen". Erstellen Sie darin eine Liste aller zugelassenen Kostenstellen (siehe Beispieldatei, Tabellenblatt "Kostenstellen"). Andere Werte dürfen auf den folgenden Tabellenblättern nicht als Kostenstellen eingegeben werden.
2. Im nächsten Schritt erstellen Sie das eigentliche Arbeitsblatt, in dem die Kostenstellen erfasst werden sollen (siehe Beispieldatei, "Kostenstellen und Mitarbeiter").
3. Markieren Sie im Blatt "Kostenstellen und Mitarbeiter" die Zellen von A5 bis A9. Für diese Zellen soll bei der Eingabe von Daten die automatische Überprüfung auf Einhaltung der zugelassenen Werte durchgeführt werden.
4. Gehen Sie auf der Registerkarte "Daten", Gruppe "Datentools" auf das Icon "Datenüberprüfung". Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster.Informationstext als Eingabehilfe eingeben
5. Auf der Registerkarte "Einstellungen" klicken Sie hinter dem Feld "Zulassen" auf den kleinen Listenpfeil. Wählen Sie im ausklappenden Menü auf "Liste".

6. Unter "Quelle" klicken Sie auf das Auswahlsymbol neben dem Eingabefeld. Das Fenster „Datenüberprüfung“ öffnet sich.
7. Wählen Sie das Tabellenblatt "Kostenstellen", und markieren Sie alle zugelassenen Kostenstellen (hier: Bereich A5 bis A24). Bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Ihre Auswahl wird im Eingabefeld "Quelle" angezeigt.

   

   Der ausgewählte Wertebereich wird in "Quelle" übernommen.

Tipp:

Geben Sie eine nützliche Hilfestellung. Wenn Sie im Feld "Fehlermeldung" lediglich als Text "Fehler" eingeben, nützt dies dem Nutzer der Tabelle recht wenig. Am besten, geben Sie einen Hinweis darauf, wie der Fehler vermieden werden kann.

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Praxiseinsatz: Kostenstelle fehlerfrei eingeben

Danach können die Kostenstellen sowie die weiteren Informationen in die Tabelle eingegeben werden. Durch die Feldprüfung bewirken Sie, dass denjenigen Personen, die Ihre Tabelle benutzen, beim Anklicken der Eingabefelder A5 bis A9 der Hinweis ausgegeben wird "Bitte eine gültige Kostenstelle eingeben – am einfachsten geht es über die Auswahl im Listenfeld". Ist die Eingabe falsch, erscheint die Meldung "Ungültige Kostenstelle eingegeben. Bitte einen Wert mithilfe des Listenfeldes auswählen." Der Fehlerwert wird in der Zelle nicht angenommen.

Ein weiterer Vorteil dieser Prüfungsmethode ist, dass die NutzerInnen statt Werte per Hand einzugeben auch das Listenpfeil neben dem Eingabefeld verwenden können: Dann öffnet sich die Liste aller zugelassenen Kostenstellen, und es kann direkt aus dieser ausgewählt werden.

Insgesamt verhindern Sie mit der Gültigkeitsüberprüfung zuverlässig die Eingabe fehlerhafter Werte und ersparen sich so zusätzlichen Prüfungsaufwand.

Viel Erfolg bei der Arbeit mit Excel!

8. Um für die NutzerInnen Ihrer Tabelle eine Eingabehilfe anzuzeigen, holen Sie im Fenster "Datenüberprüfung" die Registerkarte "Eingabemeldung" nach vorne. Schreiben Sie unter "Titel" beispielsweise "Eingabe Kostenstellen" und unter "Eingabemeldung"“ den gewünschten Hinweistext: "Bitte eine gültige Kostenstelle eingeben – am einfachsten geht es über die Auswahl im Listenfeld."

   

   Die Feldprüfung gibt auch Eingabehilfe und zeigt eine entsprechende Information an.

9. Wählen Sie die Registerkarte "Fehlermeldung". Hier wählen Sie unter Typ zuerst ein Symbol aus, das die Anzeige der Fehlermeldung noch einmal verstärken soll. Darüber hinaus geben Sie einen Text ein, der eingeblendet wird, sobald eine falsche – also ungültige – Kostenstelle eingegeben wird. Schreiben Sie unter „Titel“ z. B. "Eingabefehler" und unter "Fehlermeldung" die Information zum eingegebenen Fehler, z. B. "Ungültige Kostenstelle eingegeben. Bitte einen Wert mithilfe des Listenfeldes auswählen." Aktivieren Sie Ihre Meldungen mit Klick auf "OK".