Vorbereitungen für den Ausdruck in Excel
Wenn Sie nur einen Teil Ihres Arbeitsblattes ausdrucken möchten, aber noch keinen Druckbereich bestimmt haben, markieren Sie zuerst den gewünschten Wertebereich. Ab Excel 2007 markieren Sie eine bestimmte Tabelle für den Ausdruck durch einen Klick in eine der Tabellen-Zellen.
Möchten Sie mehrere (aber nicht alle) Arbeitsblätter einer Mappe direkt hintereinander drucken, markieren Sie die Arbeitsblätter wie folgt: Klicken Sie zuerst ein Arbeitsblatt im Arbeitsblatt-Register an und wählen Sie weitere Arbeitsblätter mit gedrückter STRG-Taste aus. Liegen die Arbeitsblätter direkt hintereinander, klicken Sie auf das erste Arbeitsblatt und klicken das letzte Arbeitsblatt mit gedrückter Umschalt-Taste an.
Erst jetzt rufen Sie die Drucker-Einstellungen auf.
Allgemeine Drucker-Einstellungen
Wählen Sie über den Menüpunkt Datei den Listenpunkt "Drucken" (Excel 2007: Windows-Button). Nun öffnet sich das Fenster gleichen Namens bzw. eine Ansicht, in der Sie dem Drucker Anweisungen für die Art des Ausdrucks geben.
Oben stellen Sie in der Auswahlliste ein, welchen Drucker Sie verwenden möchten. In der Regel brauchen Sie hier nichts ändern, da der Standarddrucker schon ausgewählt ist. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" öffnet sich ein Fenster mit den Befehlen, die speziell für Ihren Drucker möglich sind. Je nach Firma und Druckermodell ist dieses Fenster anders aufgebaut.
Manchmal ist es nicht einfach die Befehle z. B. für den Ausdruck in Graustufen oder Schwarz-Weiß zu finden. Schauen Sie sich alle Register genau an. Achten Sie besonders auf Schaltflächen mit der Bezeichnung "Erweitert", "Optionen" oder "Merkmale". Oft verstecken sich dahinter solche wichtigen Befehle. Meistens finden Sie auf derselben Seite auch die Einstellungen zur Druckauflösung.
Zahl und Reihenfolge der Ausdrucke
Rechts (bis Excel 2007) bzw. ganz oben (ab Excel 2010) legen Sie fest, wie viele Exemplare der einzelnen Seiten ausgedruckt werden sollen.
Sobald Sie mehr als eine Seite ausdrucken, bestimmen Sie weiter unten die Druckreihenfolge über "Sortiert": Soll zuerst die erste Seite x-mal gedruckt werden, dann die zweite Seite x-mal usw. oder sollen die Seiten von 1 bis x mehrmals nacheinander ausgedruckt werden?
Auswahl von Druckbereichen, Arbeitsblättern und Seiten
Besonders wichtig ist die Entscheidung, was überhaupt gedruckt werden soll. Diese Einstellungen finden Sie im linken Fensterbereich (bis Excel 2007) bzw. unter der Befehlsgruppe "Einstellungen" weiter unten (ab Excel 2010).
Bestimmte, vorher festgelegte oder markierte Druckbereiche werden über die Einstellung "Markierung" ausgedruckt. Über "Arbeitsblätter" werden alle Blätter ausgedruckt, die im Moment des Druckauftrags ausgewählt sind und über "Gesamte Arbeitsmappe" werden alle Arbeitsblätter ausgedruckt. Ab Excel 2007 wird über den Befehl "Tabelle" die Tabelle ausgedruckt, die Sie vorher markiert haben.
Im Eingabebereich "Seiten" legen Sie fest, welche Seiten des oder der Arbeitsblätter gedruckt werden. Bis Excel 2007 ist nur die Wahl bestimmter zusammenhängender Seiten möglich (von… bis). Ab Excel 2010 gibt es ein Eingabefeld, so dass auch auseinander liegende Seiten gedruckt werden. Geben Sie in dem Fall die Seitenzahlen mit einem Komma als Trennzeichen ein. Kombinationen sind möglich (z. B. 2-4,6,8-10).
Zum Schluss klicken Sie im Fenster Drucken rechts unten auf "OK" (bis Excel 2007) bzw. auf die große Schaltfläche mit der Bezeichnung "Drucken" oben links im Druckbereich (ab Excel 2010).
Sollte der Ausdruck doch nicht Ihren Wünschen entsprechen, weil eine Tabelle oder ein Diagramm auseinander gerissen auf zwei Seiten ausgedruckt werden oder die Schriftgröße zu klein ist, ändern Sie die Druckoptionen. Wie Sie das machen, erfahren Sie in meinen Artikeln "Seitenumbruchvorschau in Excel für gute Druckergebnisse" und Druckeinstellungen im Fenster Seite einrichten in Excel.