Bedingte Formatierung in Excel 2003 festlegen
Markieren Sie in Ihrer Excel-Tabelle den Bereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Das ist in der Regel der Bereich mit den Ergebnissen einer Berechnung. Rufen Sie dann das Dialogfenster für die "Bedingte Formatierung" über das Menü "Format" auf.
Zuerst legen Sie den Vergleichsoperator fest, der für die Erfüllung der neuen Formatierung angewendet werden soll ("zwischen", "größer als" oder "ungleich" etc). Danach geben Sie den Wert (oder mehrere Werte, je nach Operator) an, für den die Bedingung gelten soll.
Nun geht es an die eigentliche Formatbestimmung. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Format" und wählen Sie die Darstellung der Schrift, der Rahmen und/oder der Schattierung der Zelle, die erscheinen soll, wenn die eingegebene Bedingung wahr ist. Insgesamt können Sie für einen bestimmten Zellbereich drei verschiedene bedingte Formatierungen anlegen (über die Schaltfläche "Hinzufügen").
Beispiel für die Zuweisung bedingter Formate
Nehmen wir an, Sie möchten die Bruttoeinnahmen verschiedener Filialen gestaffelt nach Betragskategorien besonders kennzeichnen. Achten Sie darauf, mit welchem Vergleich Sie beginnen und welchen Vergleichsoperator Sie auswählen! Denn eine bereits ausgeführte bedingte Formatierung kann durch eine weitere nicht überschrieben werden!
Geben Sie z. B. zuerst an, dass alle Zellen mit Beträgen bis 30.000 Euro rot schattiert werden sollen. Dafür wählen Sie den Vergleichsoperator "kleiner oder gleich" und geben in das Eintragungsfeld "30000" ein. Wichtig: tragen Sie die Zahl ohne Tausendertrennpunkt, Dezimalstellen oder Eurozeichen ein. Danach legen Sie über "Format" die rote Schattierung fest.
Als zweite bedingte Formatierung geben Sie an, dass alle Zellen mit Beträgen bis 50.000 Euro hellblau erscheinen sollen ("kleiner oder gleich" und "50000"). Da für die Zellen mit Beträgen bis 30.000 Euro bereits eine Formatierung durchgeführt wurde, bleibt ihre Formatierung erhalten. Nur die Zellen mit Beträgen über 30.000 bis 50.000 werden hellblau. Für die dritte bedingte Formatierung nehmen Sie als Operator "größer als" und erneut 50000. Als Schattierungsfarbe wählen Sie "Grün".
Eine vierte Bedingung in Excel 2003 festlegen
Um noch eine vierte Formatierung unterzubringen, gibt es einen einfachen Trick. Legen Sie für Ihre dritte bedingte Formatierung ebenfalls eine Obergrenze fest. Zum Beispiel soll die automatische Formatierung nur dann ausgeführt werden, wenn die Zellen Beträge über 50.000 Euro und höchstens 80.000 Euro aufweisen ("kleiner gleich" und "80000").
Nun weisen Sie Ihrem Zellbereich über das Symbol "Füllung" (Farbeimer) in der Symbolleiste die Füllfarbe/Schattierung "Gelb" zu. Im Zellbereich erscheinen nun alle Beträge bis 30.000 Euro in Rot, bis 50.000 Euro in Hellblau, bis 80.000 Euro in Grün und – da keine weitere Bedingung für höhere Beträge festgelegt werden konnte – bleibt bei den Zellen mit höheren Beträgen die ursprüngliche Formatierung (in diesem Fall die gelbe Schattierung) erhalten.