Vorbereitungen für den Import von Excel-Tabellen
Achten Sie darauf, dass Ihre Tabelle in Excel als Wertebereich mit Spaltenüberschriften angelegt ist. Vermeiden Sie eine Leerzeile zwischen der Beschriftung und den Werten. Speichern Sie die Mappe und schließen Sie sie. Öffnen Sie Ihre Datenbank und rufen Sie das Register „Externe Daten“ auf. Klicken Sie in der Gruppe „Importieren und Verknüpfen“ auf die Schaltfläche „Excel“, um den Import-Assistenten zu öffnen. Über die Schaltfläche „Durchsuchen“ rufen Sie den Windows-Explorer auf. Suchen Sie dort die Excel-Mappe mit der Tabelle, die Sie in Access nutzen möchten.
Im unteren Bereich des Fensters haben Sie die Wahl zwischen drei Möglichkeiten. Bestimmen Sie, ob Ihre Excel-Daten als neue Tabelle angelegt, als Anhang an eine bereits bestehende Tabelle hinzugefügt oder einfach nur als Verknüpfung angelegt werden. Klicken Sie dann auf „OK“.
Auswahl der Excel-Tabelle für den Import
Im nächsten Schritt werden Ihnen alle Arbeitsblätter Ihrer Excel-Mappe in einer Liste angezeigt. Wählen Sie das Arbeitsblatt der Tabelle aus, die Sie in Access importieren möchten. Im unteren Bereich des Fensters wird diese Tabelle angezeigt. Alternativ können Sie sich auch alle Bereiche anzeigen lassen, denen Sie in Excel einen Namen gegeben haben. Klicken Sie auf „Weiter“.
Wenn Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Excel-Tabelle als Feldnamen verwenden möchten, machen Sie ein Häkchen bei „Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften“. Der Assistent zeigt diese Zeile dann mit einem beigen Hintergrund an. Klicken Sie auf „Weiter“.
Anpassungen für die Access-Tabelle
Normalerweise erkennt der Import-Assistent automatisch die Feldtypen in den einzelnen Spalten. Möchten Sie Ihren Werten einen anderen Felddatentyp zuordnen, klicken Sie in der Vorschau auf eine Spalte und ändern Sie den Felddatentyp oben bei den Feldoptionen. Und weiter geht es …
Im nächsten Schritt des Assistenten bestimmen Sie den Primärschlüssel für Ihre importierte Tabelle. Wenn Access den Primärschlüssel auswählen soll, wird eine neue Spalte mit dem Namen „ID“ und einer automatischen Nummerierung (Felddatentyp AutoWert) angelegt. Sie können aber auch eine bestimmte Spalte Ihrer Excel-Tabelle als Primärschlüsselfeld auswählen. Die Einträge in dieser Spalte müssen jedoch einzigartig sein (z. B. eine Produktnummer).
Wenn Sie jetzt auf „Weiter“ klicken, werden Ihre Excel-Daten importiert. Je nachdem, welche Importvariante Sie am Anfang gewählt haben, erscheint nun eine neue Tabelle oder eine bereits bestehende Tabelle besitzt nun mehr Datensätze. Zum guten Schluss können Sie diesen Datenimport speichern, um zukünftige Importe schneller zu realisieren.
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