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Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung

Stellvertretung 
Die Stelleninhaberin vertritt
Barbara Schulze                      x ohne Einschränkungen     o eingeschränkt

Die Stelleninhaberin wird vertreten von
Barbara Schulze                      x ohne Einschränkungen     o eingeschränkt

Kompetenzen
x   Unterschrift mit Zusatz i. A.
x   Anweisungsvollmacht bis 2.000 Euro
o   Bankvollmacht
o   Postvollmacht
o   Besondere Befugnisse

Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzbereich

1. Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Sekretariats der Geschäftsführung, sowie im Abteilungsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
2. Öffnen und Verteilen der Eingangspost für das Sekretariat der Geschäftsführung
3. Erledigen der Korrespondenz der Geschäftsführung nach Diktat und eigenständig
4. Wirksame Unterstützung der Geschäftsführung bei den unternehmerischen Führungsaufgaben
5. Verwaltung der Registratur des Schriftguts
6. Führen und Überwachen der Terminplanung
7. Vorbereitung, Planung sowie Erledigung aller nachfolgenden Vorgänge für Dienstreisen des Geschäftsführers und der Führungskräfte im Abteilungsbereich
8. Führen der Urlaubskartei und Erstellen der Urlaubsplanung für den Führungskreis
9. Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung aller Kunden und Gäste bei Besuchen
10. Führen von Jubiläums- und Geburtstagslisten sowie Verantwortung für termingerechte Bekanntgabe von Jubiläen durch Aushang; Organisation der Jubilarfeiern
11. Durchsicht und Verteilung aller eingehenden Fachzeitschriften
12. Anleitung, Betreuung und Kontrolle der in den Verantwortungsbereich delegierten Auszubildenden. Überwachen des plangerechten Ausbildungsdurchlaufs durch die Abteilungen
13. Zentrale Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten einschließlich der
    Auszubildenden bei Einstellungen, Entlassungen, Austritten, Erkrankungen,
    sonstigen Fehlzeiten, Beurlaubung einschließlich formaler Aufbereitung
14. Verwaltung des gesamten Versicherungsbereichs für das Unternehmen einschließlich der Bearbeitung der kompletten Kfz-Unterlagen mit Schadensabwicklungen, An- und Abmeldungen mit den dazugehörigen Verträgen für die Mitarbeiter
15. Bearbeitung der Verträge und Rechnungsprüfung für den kompletten Bestand unternehmenseigener Mobiltelefone. Erstellen entsprechender Abrechnungen für die Mitarbeiter