Wie Sie Ihre Drucksachen professionell produzieren

Wer nicht gerade ein erfahrener Profi in der Werbemittelproduktion ist, wird bei der Herstellung von Prospekten, Broschüren, Handzetteln und Werbebriefen in der Regel auf die Zusammenarbeit mit und die Beratung durch Profis in Satz- und Reprostudios sowie Druckereien angewiesen sein. Aber auch wenn Sie Fachleute beauftragen, sollten Sie über die Zusammenhänge Bescheid wissen, um Zeit und Kosten zu sparen.

Gute Vorbereitung ist der beste Weg, um Kosten zu sparen

Um eine exakte Preiskalkulation zu erhalten und später keine unerwarteten Zusatzkosten in Rechnung gestellt zu bekommen, sollten Sie Ihren Auftrag klar und deutlich benennen. Konkret bedeutet das:

• Legen Sie die genaue Anzahl der Seiten, das Format sowie die gewünschten Farben fest
• Erkundigen Sie sich, in welcher Form Sie Ihre Daten abliefern können, um eine direkte
  Verarbeitung zu gewährleisten
• Fertigen Sie eine Skizze, ein so genanntes “Scribble”, an. Hier sollten Sie alle Gestaltungswünsche für Ihr Werbemittel festhalten.

Bei der Vergabe Ihres Druckauftrags können Sie eine Werbeagentur oder Druckerei mit der Komplettabwicklung - also mit Satz, Filmherstellung, Druck und Verarbeitung - beauftragen. Alternativ können Sie für die unterschiedlichen Produktionsschritte jeweils einzelne Anbieter suchen. Dies ist zwar in der Regel günstiger, bringt aber einen enormen Koordinations- und Abstimmungsaufwand mit sich. Produzieren Sie regelmäßig größere Auflagen, lohnt es sich in jedem Fall, einen so genannten “Productioner” für die Abwicklung und Überwachung Ihrer Aufträge zu engagieren.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, selbst die Koordination in die eigenen Hände zu nehmen, sollten Sie einige Tricks aus der Branche kennen. Unseriös arbeitende Druckereien versuchen bisweilen, überhöhte Kosten bei ihren Kunden abzurechnen. (Selbstverständlich betrifft dies nur wenige schwarze Schafe der Branche - die Mehrheit der Druckereien arbeitet sehr professionell und zuverlässig.)

• Sie bezahlen vorab teures Papier - gedruckt wird aber auf billigerem
  Stellen Sie sich vor: Sie wollen einen Image-Prospekt drucken, um diesen an mögliche Neukunden zu verschicken. Da Ihre Zielgruppe vor allem aus Geschäftsführern und Mitgliedern des gehobenen Managements besteht, ist Ihnen eine edle Aufmachung wichtig. Deshalb entscheiden Sie sich für schweres Hochglanzpapier. Bei der tatsächlichen Papierauswahl lassen Sie sich von Ihrer Druckerei beraten. Dort zeigt man Ihnen ein Papier, das genau Ihren Vorstellungen entspricht:250-Gramm-Karton, glänzend. Bei der Anlieferung sind Sie glücklich darüber, dass Ihre Broschüre endlich fertig ist – und verzichten darauf zu kontrollieren, ob der Drucker wirklich das ausgewählte Papier verwendet hat.
  
  Tipp
  
  Wenn Sie sich bei der Auswahl eines Papiers beraten lassen: Fragen Sie gezielt nach preiswerteren Varianten mit gleicher oder ähnlicher Wirkung. Und nehmen Sie ein Muster des ausgewählten Papiers mit. So können Sie bei der Anlieferung überprüfen, ob der Drucker wirklich das abgesprochene Papier benutzt hat.

• “Wir konnten mit Ihren Daten nichts anfangen”
  Es ist heute an der Tagesordnung, dass Druckereien von Kunden Dateien auf Diskette bekommen. Haben Sie beispielsweise Ihren Handzettel am eigenen PC gestaltet, können Sie die Daten per Diskette direkt an Ihren Drucker weiterleiten. Dieser stellt dann eine Druckvorlage aus Ihrer Datei her.
  
  Bei der Rechnungsstellung erleben Sie dann allerdings oft eine böse Überraschung: Da werden Ihnen plötzlich drei Stunden Arbeitszeit für die Umwandlung Ihrer Dateien als “Zusatzkosten” belastet. Bei Ihrer berechtigten Beschwerde bekommen Sie Folgendes zu hören: “Ihre Daten waren so nicht brauchbar, mit Ihrem Programm konnten wir nämlich leider nichts anfangen. Wir mussten stundenlang basteln, um Ihre Dateien überhaupt öffnen zu können.”
  
  Tipp
  
  Stimmen Sie schon bei der Auftragsvergabe ab, in welcher Form Sie Ihre Daten anliefern. Fragen Sie gezielt danach, ob der Drucker mit den Dateien Ihres Programms arbeiten kann. Wenn Sie unsicher sind oder wenn der Drucker sich nicht festlegen möchte, machen Sie einen Termin aus, an dem Sie mit Ihren Disketten bei ihm vorbeikommen. Dann kann der Drucker sofort vor Ihren Augen ausprobieren, ob er mit Ihren Dateien etwas anfangen kann.

• So werden teure Fehler versteckt
  Bei der Kontrolle der ersten Muster Ihres neuen Prospekts stellen Sie fest, dass Seiten schief geschnitten sind - Ihr Werbemittel sieht krumm und unansehnlich aus. Sie rufen sofort bei der Druckerei an und machen deutlich, dass Sie nur ordentliche Prospekte bezahlen werden. Offenbar mit Erfolg: Am nächsten Tag erhalten Sie 5 saubere Muster. Alles in Ordnung? Nicht unbedingt. Denn was Sie nicht wissen: Als Sie die ersten Muster bekommen haben, waren Druck und Verarbeitung schon abgeschlossen. Anstatt die fehlerhaften Exemplare neu zu fertigen, hat die Druckerei ein paar ordentliche Muster herausgesucht und an Sie geschickt. Bei der Zustellung der gesamten Auflage werden dann einfach fehlerfreie Exemplare nach oben gelegt, die schlechten nach unten. So gewinnen Sie den Eindruck, die Lieferung sei in Ordnung. Das dem nicht so ist, werden Sie erst bemerken, wenn die Rechnung längst bezahlt ist.
  
  Tipp
  
  Kontrollieren Sie immer die gesamte Lieferung. Dann können Sie von dem Drucker Nachbesserung oder einen Preisnachlass verlangen. Lassen Sie sich alle Ihre Drucksachen – auch bei größeren Auflagen – in Kartons anliefern (nicht auf Paletten). Bei Palettenlieferung können Sie nur schwer überprüfen, ob die Exemplare, die unten liegen, in Ordnung sind. Nehmen Sie eine Stichprobe aus jedem Karton. Wenn die Menge so groß ist, dass Sie nicht alle Kartons überprüfen können, dann nehmen Sie Stichproben auch aus Kartons, die ganz unten stehen.

• Weniger geliefert und dennoch voll berechnet
  Auch in der besten Druckerei kann es passieren, dass beim Schneiden oder beim Binden überdurchschnittlich viele Exemplare der Druckerzeugnisse beschädigt werden. Statt der bestellten 10.000 Exemplare sind dann plötzlich nur noch 8.900 übrig. Was macht der seriöse Drucker? Entweder produziert er nach - was sehr teuer ist, weil unter  Umständen die Maschine für ein paar hundert Exemplare noch einmal komplett neu eingerichtet werden muss. Oder er ruft den Kunden an und fragt, ob auch 8.900 Stück ausreichen. Der unseriöse Drucker macht hingegen Folgendes: Er schreibt auf den Lieferschein: 10.000 Stück – und baut darauf, dass Sie keine Lust und Zeit haben, per Hand durchzuzählen. Natürlich zahlen Sie trotzdem für 10.000 Exemplare.
  
  Tipp
  
  Hier hilft tatsächlich nur das Durchzählen. Das ist zwar aufwändig, aber allemal günstiger als der oben beschriebene Schaden.

• So werden Sie für ungewollte Mehrlieferungen zur Kasse gebeten
  Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der meisten Druckereien besagen, dass Sie als Kunde Mehr- oder Minderlieferungen von 10 Prozent akzeptieren müssen. Wenn Sie 5.000 Briefbogen bestellen, müssen Sie also Mengen zwischen 4.500 und 5.500 Exemplaren akzeptieren – und bezahlen. Druckt eine Druckerei stets gezielt mehr, lässt sich daraus ein lukratives Geschäft machen.
  
  Tipp
  
  Halten Sie in Ihrem Auftrag schriftlich fest, dass Sie nur die tatsächlich bestellte Menge bezahlen. Das ist zwar kein 100-prozentiger Schutz, meist wird Ihr Drucker das aber aus Kulanzgründen akzeptieren und nicht auf seine Geschäftsbedingungen pochen.

• Der Ärger mit den Druckvorlagen
  Sie wollen einen Nachdruck von Ihrer Broschüre in Auftrag geben. Da Sie inzwischen eine günstigere Druckerei gefunden haben, als die, bei der der Prospekt seinerzeit erstellt wurde, bitten Sie Ihren ehemaligen Drucker, Ihnen die Druckvorlagen zuzuschicken. Bei Ihrem Anruf bekommen Sie jedoch zu hören: “Tut uns leid, die Druckvorlagen haben wir nicht mehr.” Der Neusatz von einer 1- oder 2-farbigen 4-seitigen Broschüre kostet leicht 70 Euro pro Seite. So kommen schon bei kleineren Aufträgen schnell unnötige Satzkosten von einigen Hundert Euro zu Stande.
  
  Tipp
  
  Lassen Sie sich nach jedem Auftrag die Druckfilme zuschicken, und bewahren Sie sie in Ihrem Haus sicher auf. Dann haben Sie die Freiheit, Ihre Druckerei jederzeit zu wechseln, ohne sich überflüssige Zusatzkosten einzuhandeln. Halten Sie die Aushändigung der Druckvorlagen am besten schon in Ihrem Auftrag fest.

Fragen Sie immer nach auch Möglichkeiten zum “Zusammendruck”. Bei kleinauflagigen Standard-Drucksachen lassen sich die Produktionskosten häufig durch einen so genannten Zusammendruck senken. Diese Möglichkeit räumen Ihnen Druckereien in der Regel aber nur auf Nachfrage hin ein.

Beispiel: Sie wollen Ihre Visitenkarten drucken lassen. Fragen Sie in der Druckerei, ob Sie Ihre Karten oder Briefbogen zusammen mit denen von einem anderen Kunden drucken lassen können. Dies ermöglicht eine Ersparnis von bis zu 30 Prozent der gesamten Druckkosten, weil der Drucker seine Maschine nicht extra für Ihren Auftrag einrichten muss. So kann die Druckerei die Fixkosten auf zwei Kunden verteilen.

---

Marketing-Report - Wertvolle Tipps von Markteinführung bis zum Marketing-Mix

Tipp

Untersuchungen haben ergeben, dass vor allem bei kleineren Auflagen bis zu 25 Prozent der gesamten Produktionskosten auf vermeidbare zusätzliche Leistungen zurückzuführen sind. Denken Sie also daran: Jeder nachträgliche Sonderwunsch wird Ihnen voll in Rechnung gestellt.

• Scheuerfestigkeit (wichtig z. B. bei Umschlägen von Broschüren, Prospekten und Katalogen)
• Lackechtheit (wichtig, wenn Sie Ihr Druckerzeugnis durch Lacke “veredeln” möchten)
• Lichtechtheit (wichtig für Werbemittel, die draußen eingesetzt werden - z. B. Plakate)
• Umweltverträglichkeit (wichtig, wenn Sie und Ihre Kunden Wert darauf legen, dass die Farbe beim Papierrecycling mit entsorgt werden kann)

Kennen Sie schon unseren kostenlosen E-Mail-Newsletter "Expertentipps von A-Z"?
Statt Hunderte von Fachberichten und Informationsdiensten selbst auszuwerten, erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Ereignisse und Trends von unseren Experten kostenlos per E-Mail! » Jetzt kostenlos anfordern! «

WerbePraxis aktuell	PR Praxis	Verkaufsmanagement aktuell