Sie sind hier:expertoBusinessMarketingSo hinterlässt Ihre Presseabteilung einen professionellen Eindruck
von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Marketing
So hinterlässt Ihre Presseabteilung einen professionellen Eindruck
Was ist wichtig für Ihre Presseabteilung? Sollte ein Journalist sich bei Ihrer Presseabteilung melden, ist es wichtig, dass Sie davon unmittelbar erfahren. Sie müssen wissen, wer angerufen hat, sie müssen wissen, wie er heißt und wie Sie ihn erreichen können. Handeln Sie sofort. Rufen Sie ihn sofort zurück. Morgen könnte es bereits zu spät sein. 5 Praxis-Tipps wie Ihre Presseabteilung am Telefon einen professionellen Eindruck hinterlässt
1. Tipp: Gesprächsvorlagen für Ihre Presseabteilung
Geben Sie Ihren Mitarbeitern bzw. Kollegen in der Presseabteilung eine Gesprächsnotiz-Vorlage, in der sie alle wichtigen Fragen und Antworten notieren können. Sie können sich dann schon vor einem Rückruf mit den Fragen beschäftigen, die Antworten schneller übermitteln bzw. die fehlenden Informationen rechtzeitig besorgen.
Marketing-Report - Wertvolle Tipps von Markteinführung bis zum Marketing-Mix
Muster für Gesprächsnotizen Ihrer Presseabteilung
Vor- und Zuname des Journalisten:
Eventuell Titel des Journalisten:
Medium, für das der Journalist arbeitet:
Ressort:
Telefon - Mobil/Handy:
Rückruf unter welcher Telefonnummer bis wann möglich:
E-Mail:
Fax:
Fragen des Journalisten:
Termin, bis wann Antwort möglich ist:
Eingang des Anrufs:
2. Tipp: Keine zu komplizierten Fragen am Telefon
Beantworten Sie komplizierte Fragen nicht gleich am Telefon. Spielen Sie auf Zeit. Teilen Sie dem Journalisten mit, dass Sie noch kurz in Ihrem Haus dazu recherchieren wollen, bzw. noch Unterlagen benötigen, bevor Sie die Frage endgültig beantworten können. So können Sie sich die Antwort ganz genau überlegen und ausformulieren, sollte der Journalist auf eine telefonische Beantwortung bestehen.
Praxis-Tipp
Formulieren Sie positiv! Vermeiden Sie negative Kommentare wie „Darüber bin ich noch nicht informiert worden.“ „Das hat man mir noch nicht mitgeteilt! Oder „Das kann ich Ihnen nicht am Telefon beantworten.“
3. Tipp: Keine Zahlen am Telefon
Übermitteln Sie Zahlenmaterial nie telefonisch, sondern nur schriftlich. So kommt es nicht zu Verwechslungen.
4. Tipp: Kurze Sätze
Denken Sie während des Telefonats mit dem Journalisten immer daran, dass er Ihre Worte mitschreibt und Sie zitiert. Antworten Sie in kurzen Sätzen.
5. Tipp: O-Ton am Telefon
Wünscht ein Radio-Journalist gleich am Telefon einen O-Ton von Ihnen, teilen Sie ihm mit, dass Sie erst in ein ruhiges Zimmer gehen möchten, um nicht durch Nebengeräusche gestört zu werden. Bieten Sie ihm an, in 15 Minuten zurückzurufen. Wenn er sich bereits zur Aufnahme im Studio befindet, wird er Sie lieber zurückzufen, da dort keine Gespräche angenommen werden können.
Geben Sie ihm dann die Telefonnummer des Apparats, der in einem ruhigen Bereich steht. Schließen Sie das Zimmer ab oder bitten Sie Kollegen der Presseabteilung, die Tür zu bewachen und Besucher aufzuhalten. Stellen Sie Ihr Handy und sämtliche Telefonapparate in dem Raum ab.
Fazit
Bewerten Sie die telefonische Anfrage des Journalisten als Gelegenheit, Ihr Unternehmen zu präsentieren.
