Eigentlich könnte man bereits nach den Sommerferien anfangen, die Weihnachtspost zu planen. Aber wer macht das schon? Diese Aufgabe ist irgendwie prädestiniert dafür, auf den letzten Drücker erledigt zu werden. An was müssen Sie denken? Heute geht es um die Adressen.
Haben Sie für die Adressen der Weihnachtspost eine Datenbank angelegt? Das ist gut, aber diese muss gepflegt und aktualisiert werden.
Stellen Sie sich deshalb folgende Fragen:
Weihnachtspost: Wer ist in diesem Jahr als Kunde oder Geschäftspartner neu hinzugekommen?
Weihnachtspost erhalten nicht nur Kunden und Geschäftspartner, sondern auch Lieferanten und Dienstleister. Prüfen Sie, welche Veränderungen es in diesem Jahr gab. Schauen Sie sich dazu die Buchhaltung und die Angebotsliste an – aus diesen Unterlagen geht klar hervor, welche Geschäfte Sie dieses Jahr abgewickelt haben.
Wer wird in der Weihnachtspost nicht mehr berücksichtigt?
Ein Jahr ist eine lange Zeit. Es gibt bestimmt auch Geschäftskontakte, die inzwischen nicht mehr relevant sind. Achtung: Ist die Geschäftsbeziehung im Streit auseinander gegangen, auf keinen Fall Weihnachtspost versenden – das wäre peinlich. Stellen Sie außerdem sicher, dass auf Ihrer Weihnachtsliste keine Verstorbenen stehen.
Welche Adressen haben sich geändert?
Sind Geschäftspartner umgezogen? Hat sich die Unternehmensform geändert? Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Weihnachtspost.
Geht die Weihnachtspost nur an den Stammsitz oder auch an Zweigstellen?
Versenden Sie die Weihnachtsgrüße nur an den Stammsitz, werden sich die Zweigstellen vernachlässigt führen. Besser ist, auch die Zweigstellen zu berücksichtigen. Insbesondere dann, wenn Geschäftskontakt besteht. Gehen Sie bitte nicht davon aus, dass die Weihnachtspost vom Stammsitz zur Zweigstelle weitergereicht wird.
Haben Sie in der Weihnachtspost die DIN 5008 berücksichtigt?
Entsprechen die Anschriften der DIN 5008? Denken Sie daran, die Weihnachtspost ist ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen – deshalb besser noch einmal nachlesen, wie Sie nach DIN 5008 alles richtig machen.
Kennen Sie persönliche Ansprechpartner?
Die richtige Firmenanschrift ist eine Sache, der richtige Ansprechpartner eine andere. Damit Ihre Weihnachtspost auch denjenigen erreicht, der sie haben soll, ist der Name Ihres Ansprechpartners sehr wichtig.