Dieser Teil der Serie Social Networking for Business: Features & Tools stellt eine Reihe von wichtigen Funktionen vor, die im Bereich Vernetzung, Kommunikation und Zusammenarbeit das Tagesgeschäft erleichtern und Mitgliedern im Enterprise 2.0 die optimale Arbeitsumgebung bieten.
Dokumentmanagement – Zusammenarbeit im Enterprise 2.0
Nach wie vor sind Emails das meistgenutzte und wichtigste Instrument um digitale Dokumente auszutauschen. Doch im Tagesgeschäft stößt diese Technik an ihre Grenzen. Wenn es darum geht, große Dateien auszutauschen und im Team an Dokumenten zu arbeiten, bietet ein Dokumentmanagementsystem klare Vorteile.
Nutzer können den Status ihrer Dokumente abrufen und sehen, wer gerade an diesen arbeitet oder wie oft ein Dokument abgerufen wurde. Über Zugriffsrechte und Abonnements erhalten zudem nur die Nutzer Zugriff, die auch autorisiert sind mit dem Dokument zu arbeiten . Die Privatsphäreneinstellungen in Enterprise 2.0 Lösungen müssen deswegen weitaus umfangreicher ausgestaltet sein als bei öffentlichen Tauschdiensten .
Ideenaustausch im Enterprise 2.0 – Virtual Whiteboards
Mit einem virtuellen Whiteboard können Mitglieder online brainstormen. Auf der virtuellen Wand können Mitglieder Nachrichten oder Skizzen hinterlassen oder in kleinen Gruppen zusammen arbeiten. Whiteboards im Enterprise 2.0 fördern den Austausch und die Kreativität in Teams und ermöglicht schnelle und dezentrale Zusammenarbeit.
So können z.B. im Unternehmen Arbeitsgruppen direkt nach Kompetenz gebildet werden, unabhängig von der Ortsgebundenheit einzelner Mitarbeiter. Eine Integration des Whiteboards in die Nutzerprofile der Mitglieder unterstützt zudem die Nutzung im Tagesgeschäft.
Terminplanung – Enterprise 2.0 im Tagesgeschäft
Eine Terminplanung direkt im Enterprise 2.0 schafft Übersichtlichkeit und reduziert den Zeitaufwand für die Terminkoordination. Features wie eine automatische Konfliktprüfung, die Möglichkeit Gruppentermine festzulegen und To-do-Listen mit Hilfe von Vorlagen zu erstellen runden den Funktionsumfang ab und erleichtern damit das Tagesgeschäft.
Rechnungen & Verträge – Ein Feature für das Enterprise 2.0 Backend
Wenn Rechnungen und Verträge direkt in der Enterprise Software verwaltet und archiviert werden, können z.B. Erinnerungs- oder Kündigungstermine automatisch per email generiert und an die zuständigen Mitarbeiter versendet werden. Wichtig ist hierbei, dass eine flexible Abbildung der Unternehmensstruktur möglich ist. Dann können sich Vorteile z.B. aus der vollen Ausnutzung von Zahlungsziehen oder sinkenden Administrationskosten durch eine aktive Information von Seiten des Systems ergeben.