Zu einem erfolgreichen Event gehört eine gute Planung. Das betrifft nicht nur die passende Location und ein professionelles Catering, sondern insbesondere die Kommunikationsmaßnahmen sollten gut vorbereitet und geplant sein. Dazu stehen Ihnen im Internet zahlreiche Kommunikationsmedien und Kommunikationskanäle zur Verfügung.
Doch belassen Sie es nicht nur bei einer Terminankündigung Ihrer Veranstaltung, sondern kommunizieren Sie kontinuierlich viele verschiedene Themenaspekte rund um Ihre Veranstaltung, von der Ankündigung bis zur Nachbereitung. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Event im Echtzeitweb stets präsent und aktuell bleibt.
In Deutschland buhlen rund 7.000 Veranstaltungen um 360 Millionen Teilnehmer (Studie „Meeting- & Event Barometer 2013“).Diese fünf Tipps machen Ihr Event um Publikumsmagneten …
1. Beginnen Sie mit der klassischen Ankündigung
Starten Sie mit einer klassischen Ankündigung, sobald Ihr Termin und Ihre Location bekannt sind. Kommunizieren Sie im ersten Schritt die wichtigsten Rahmenbedingungen Ihrer Veranstaltung:
- Welches Thema behandelt Ihre Veranstaltung?
- Wer führt durch das Seminar, den Workshop bzw. wer organisiert und leitet die Messe?
- An welchem Ort findet die Veranstaltung statt?
- Referieren und präsentieren externe Experten oder prominente Persönlichkeiten aus der Branche?
- Welches Ziel sollen die Teilnehmer am Ende der Veranstaltung erreichen?
- Stellen Sie Ihren Teilnehmern zusätzliches Material zur Verfügung?
- Nutzen Sie die inhaltliche Ausrichtung Ihrer Veranstaltung, um erste relevante Online-PR Themen für Ihre Zielgruppe zu generieren.
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Nutzen Sie Pressemitteilungen für Ihren klassischen Presseverteiler, Online-Mitteilungen und Veranstaltungsnews für die Veröffentlichung auf Presseportalen, Themen- und Branchenportalen, sowie auf speziellen Veranstaltungs-, Seminar- und Event-Portalen, Social Media News und Dokumente, z.B. einen Veranstaltungsflyer, eine Preview-Präsentation, einen Video-Trailer oder Bilder von Speakern, Moderatoren und Künstlern.
2. Verpacken Sie Ihre Veranstaltung in spannende Geschichten
Storytelling ist heute Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Kommunikation. Erreichen Sie Ihre Zielgruppen über die emotionale Ebene, nicht nur über die nüchternen Fakten. Das gleiche gilt auch für die Eventkommunikation. Seien Sie kreativ. Vermitteln Sie Ihrer Zielgruppe einen lebendigen und emotionalen Ausblick auf Ihre Veranstaltung.
- Was bewegt Ihre Zielgruppen?
- Welches sind die wichtigsten Fragen, die Sie auf der Veranstaltung beantworten?
- Gibt es spannende Fakten zum Veranstaltungsort, den Sie für das Event gewählt haben?
- Haben Sie Bilder oder Videos von der Location, von der Vorbereitung des Events, von Künstlern, Moderatoren?
- Haben Sie Bilder, Videos oder Kommentare von Teilnehmern der letzten Veranstaltung?
- Gibt es interessante, lustige oder spannende Ereignisse, die sich während der Planung und Vorbereitung der Veranstaltung ereignet haben?
- Nutzen Sie vorab Interviews oder Kurzbiographien mit Moderatoren, Künstlern oder Experten zum Thema oder erzählen Sie interessante Fakten zur Biographie.
- Verwerten Sie Previews, Zitate oder kurze Fachbeiträge zum Thema Ihrer Veranstaltung.
So entwickeln Sie ein multidimensionales und multimediales Portfolio für Ihre Eventkommunikation.
3. Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Nach dem Event ist die Kommunikationsarbeit noch lange nicht beendet. Bleiben Sie mit Ihren Teilnehmern in Kontakt. Berichten Sie über den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Kommunizieren Sie Feedback, Statements und Impressionen in Wort und Bild. Veröffentlichen Sie eine Kurzpräsentation der Inhalte.
Fassen Sie wichtige Fragen und Antworten zusammen und nutzen Sie Fotos und Videos Ihrer Veranstaltung. Bedanken Sie sich in den Social Media für die Teilnahme und nutzen Sie die Gunst der Stunde, um Ihre Zielgruppen auf künftige Folge-Veranstaltungen aufmerksam zu machen.
4. Effiziente Eventkommunikation: Machen Sie mehr aus Ihren Medien
Sammeln Sie alle vorhandenen Kommunikationsmaterialien, um Ihre Eventkommunikation effizient und nachhaltig auszurichten. Häufig können Sie Inhalte mehrfach für verschiedenen Zwecke und Kanäle einsetzen. Sie können beispielsweise aus Ihrer Präsentation eine kurze Preview-Version erstellen, um interessierten Teilnehmern einen ersten Einblick über die Inhalte zu geben.
Nutzen Sie auch einzelne Grafiken, Bilder und Fotos aus Ihrer Präsentation, die den Fortschritt der Veranstaltungs-Planung dokumentieren oder wichtige thematische Aspekte aufgreifen und anteasern. Erreichen Sie Ihre Zielgruppen über Dokumenten-Netzwerke und Bilder Portale, indem Sie potenziellen Teilnehmern informative Flyer, PDF-Dokumente und Präsentations-Ausschnitte zur Veranstaltung bereitstellen.
Nutzen Sie die Texte Ihrer Pressemitteilung oder Ihres Blogs auch für Ihren Newsletter, für Online-Mitteilungen oder Veranstaltungsnews.
So können Sie aus einem Inhalt verschiedene Medien aufbauen und über verschiedene Kanäle kommunizieren. Auch Interviews, Künstler-Biografien, Infografiken eignen sich sowohl für Online-Mitteilungen als auch für Ihren Newsletter, für Blogbeiträge und Social Media Posts.
Online-Medien sind vielfältig einsetzbar
- Online-Pressemitteilung
- Veranstaltungs-News
- Flyer und andere E-Docs zu Ihrer Veranstaltung
- Preview-Präsentation Ihrer Veranstaltung
- Bilder + Videos rund um die Veranstaltung
5. Customer Touchpoints: Mit den Teilnehmern auf Tuchfühlung
Nutzen Sie alle Kanäle, die Ihnen das Internet zur Verfügung stellt, um Ihre Veranstaltung selbst zu promoten.
- Presseportale
- Themen- und Branchenportale
- Veranstaltungs-, Seminar- und Eventportale
- Dokumenten-Netzwerke
- Bilder- und Video-Netzwerke
- Social Media Networks
Veröffentlichen Sie Ihren Veranstaltungstermin auf vielen verschiedenen Veranstaltungs- und Branchenportalen. So schaffen Sie zahlreiche Anlaufstellen für Ihre Zielgruppen. Veröffentlichen Sie vor und auch nach Ihrer Veranstaltung Online-Mitteilungen auf vielen verschiedenen Presse- und Themenportalen. So erhöhen Sie Ihre Reichweite und Sichtbarkeit in den Suchmaschinen und gewinnen die Aufmerksamkeit und das Interesse Ihrer Zielgruppen.
Veröffentlichen Sie Informationen, Bilder und Videos über Ihre Veranstaltungen im Social Web. Verfassen Sie immer wieder aktuelle Statusnachrichten und teilen Sie so Ihren Veranstaltungs-Termin, Ihre Informationen rund um die Veranstaltung, zu Künstlern, Themen und Teilnehmern, Impressionen, Spannendes und Interessantes mit Ihren Fans & Followern.
Auch die Dokumenten-Netzwerke eignen sich hervorragend, um Ihre Veranstaltung zum Lauffeuer zu machen. Denn die Suchmaschinen indexieren Slideshare, Scribd & Co. weit oben in ihren Ergebnislisten. Stellen Sie auf den Dokumenten-Netzwerken Ihren Veranstaltungs-Flyer, eine Preview-Präsentation und Ihre Pressemitteilungen ein, so können Ihre Zielgruppen Ihre Inhalte gut über die Suchmaschinen finden.
Nutzen Sie auch Bilder- und Videoportale, um Fotos, Abbildungen, Grafiken und Videos zu verbreiten und so immer wieder neu auf Ihr Event aufmerksam zu machen.
Die Kombination macht’s
Das beste Ergebnis erzielen Sie mit dem gleichmäßigen Einsatz verschiedener Maßnahmen. Kombinieren Sie die Veranstaltungs-News mit Online-Pressemitteilungen, Blogbeiträgen und Social Media News, um Ihre Veranstaltung crossmedial in die Öffentlichkeit zu tragen. So schaffen Sie viele Anlaufstellen für Ihre Zielgruppen. So können Sie sich am Veranstaltungstag über ein volles Haus freuen.
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