von Rita Löschke, veröffentlicht in Kundenbindung
Vermeiden Sie eine nichtssagende Abwesenheitsnotiz.
Sie haben es sicher schon erlebt: Sie verschicken eine Anfrage per E-Mail und erhalten tagelang keinerlei Reaktion, weil Ihr Korrespondenz-Partner keine Information über seine Abwesenheit hinterlegt hat. Oder aber Sie erhalten eine kurze, inhaltslose Information darüber, dass der gewünschte Ansprechpartner nicht da ist, erfahren allerdings nicht, wann er wieder für Sie zu sprechen ist und wer sich in seiner Abwesenheit vertretungsweise um Ihr Anliegen kümmern könnte.
Kunden sind eventuell verärgert über eine zu lange Reaktionszeit oder eine lieblos dahingeworfene Abwesenheitsinformation und fühlen sich möglicherweise geringschätzt und wandern im schlimmsten Fall ab. Eine eingerichtete und geschickt formulierte Abwesenheitsnotiz kann Abhilfe schaffen.
Immer dann, wenn Sie nicht direkt erreichbar sind, sollten Sie Ihre Kontaktpartner darüber informieren.
Das kann beispielsweise eine Außendienst-Aktivität sein, bei der Sie zwar am Abend Ihre Mails checken, nicht aber sofort und direkt erreichbar sind. Besonders wichtig ist Ihre Out-of-Office-Meldung natürlich bei einer längeren Nichterreichbarkeit, wie z. B einem Urlaub.
Informieren Sie wichtige Kunden und Geschäftskontakte bereits vor Ihrer (längeren) Abwesenheit, damit diese Gelegenheit haben, dringende Angelegenheiten vorab klären zu können. Das können Sie entweder im persönlichen Gespräch oder auch via. Signaturzusatz in Ihrer E-Mail-Korrespondenz tun.
Denken Sie daran, dass Ihre Abwesenheitsnotiz ein Kunden-Kontaktpunkt ist und wählen Ihre Formulierrungen sorgfältig und kundenorientiert aus:
Nicht so gut: "Ich bin bis zum xx.xx.20xx nicht erreichbar."
Besser: "Ab dem xx.xx.2012 bin ich gern wieder für Sie da."
Nicht so gut: "In äußerst dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Max Mustermann."
Besser: "Ihr Anliegen lässt sich nicht so lange aufschieben? Kein Problem! Gerne hilft Ihnen mein Stellvertreter Herr Max Mustermann weiter."
Ihre Abwesenheitsnotiz ist Teil Ihrer Unternehmenskommunikation und kann Kunden verärgern oder binden. Denken Sie vor jeder Abwesenheit also an eine kundenorientierte und informative Abwesenheitsnotiz!
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