von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Marketing
In neun Schritten zu Ihrem Newsletter-Erfolg
Wenn Sie einen E-Mail-Newsletter entwickeln, berücksichtigen Sie dabei vor allem dieBesonderheiten des elektronischen Mediums: Die E-Mail ist eine einfache, standardisierte elektronische Versendeform, in der übliche Textformatierungen keine Verwendung finden. Dafür haben Sie die Möglichkeit, Hyperlinks zu setzen und so weiterführende Informationen zu integrieren. Machen Sie Ihren E-Mail-Newsletter mit den nachfolgenden Tipps zu einem erfolgreichen Instrument für Kundenbindung und -gewinnung.
1. Formulieren Sie kurz und prägnant
Bereiten Sie Ihr Material in kurzen, knappen und leicht verständlichen Sätzen auf. Der Direktmarketing-Papst Prof. Siegfried Vögele empfiehlt eine maximale Satzlänge von sieben Wörtern und einen Sprachstil, als würden Sie an einen guten Freund schreiben.
Marketing-Report - Wertvolle Tipps von Markteinführung bis zum Marketing-Mix
2. Achten Sie auf Korrektheit
Legen Sie größtes Augenmerk auf richtige Rechtschreibung und Grammatik. Insbesondere Interessenten, die sich noch nicht von der Qualität Ihres Angebots überzeugen konnten, schließen von Flüchtigkeitsfehlern gern auch auf die Qualität Ihrer gesamten Arbeit.
Benennen Sie Ihr Unternehmen korrekt und vollständig – inklusive Adresse, Telefonnummer und ggf. Ihre Öffnungszeiten. Achten Sie auch darauf, dass die Angaben in den Hyperlinks Ihres Newsletters stimmen. Nichts ärgert den Leser mehr, als wenn ein viel versprechender Link ins Leere führt.
3. Schalten Sie die Silbentrennung aus
Da die meisten E-Mail-Programme nicht über eine Silbentrennung verfügen, sollten Sie diese auch bei der Erstellung Ihres Newsletters in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ausschalten. So schließen Sie mögliche Fehler in der Übermittlung und Darstellung der Seiten bei den Empfängern aus.
4. Ersetzen Sie Umlaute und das ß
Tauschen Sie die Umlaute gegen ae, oe und ue sowie das ß gegen ss aus. So vermeiden Sie, dass Ihr Newsletter mit kryptischen Buchstaben durchsetzt wird, falls er über einen Rechner läuft, der Umlaute und ß nicht lesen kann.
5. Weisen Sie Ihrem Text eine feste Zeilenlänge zu
Sie wissen nie, welches E-Mail-System der Empfänger Ihrer E-Mail benutzt und welche Voreinstellungen verwendet. Ein Text, der in Ihrem Textverarbeitungsprogramm korrekt erscheint, kann im E-Mail-Fenster Ihres Zielkunden durch verwirrende Zeilenschaltungen sehr unprofessionell gestaltet aussehen. Diesen unschönen Effekt schließen Sie aus, indem Sie Ihrem Text eine feste Zeilenlänge von maximal 65 Zeichen zuweisen.
6. Fügen Sie einen Kopf und einen Abschluss ein
Jeder Ihrer Newsletter sollte einen standardisierten Kopf- und Fußteil aufweisen. Diese Angaben erhöhen die Professionalität und den Nutzwert für Ihre Leser. Am Anfang sind folgende Angaben sehr sinnvoll:
- Name Ihres Newsletters
- Erscheinungsdatum und/oder -nummer,
- Hinweise auf Sie (den Herausgeber),
- Hyperlink zu einem Online-Archiv auf Ihrer Homepage mit früher erschienenen Ausgaben.
Am Ende fügen Sie ein Impressum ein, das folgende Angaben enthält:
- Ihre E-Mail-Adresse (Absender),
- Informationen, wie man sich in den Verteiler einträgt bzw. aus ihm austrägt,
- Hinweis, wo der Leser Änderungen seiner E-Mail-Adresse bekannt geben kann.
7. Führen Sie einen Testversand durch
Bevor Sie Ihren Newsletter verschicken, machen Sie zur Sicherheit einen Testlauf. Senden Sie dazu Ihren Text an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Achten Sie beim Korrekturlesen dann noch einmal auf alle Feinheiten, also beispielsweise Zeilenlänge, Umlaute, Hyperlinks sowie Kopf und Abschluss.
8. Ergänzen Sie Ihr Online-Archiv
Falls Sie eine eigene Homepage haben: Richten Sie innerhalb dieser ein Online-Archiv ein, in dem Sie Ihre gesendeten Newsletter ablegen: Aktualisieren Sie es immer kurz vor dem jeweiligen Versand. So sichern Sie die Vollständigkeit und Aktualität Ihres Archivs.
9. Versenden Sie Ihren Newsletter
Starten Sie nun den Versand Ihres elektronischen Rundschreibens. Bei Aussendungen an viele Empfänger müssen Sie nicht jede E-Mail manuell verschicken. Jedes übliche E-Mail-Programm bietet diesen Vorgang automatisiert an. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Speichern Sie die Empfänger-E-Mail-Adressen im Adressbuch ab, und bündeln Sie diese in einer Verteilerliste für Ihren Newsletter.
- Beim Versand wählen Sie dann diese Liste statt eines einzelnen Empfängers aus.
Aber Vorsicht: Nutzen Sie dafür unbedingt die BCC-Funktion: Statt in das Feld "An" oder "CC" geben Sie die Verteilerliste in das Feld "BCC" ein. Andernfalls würde jeder Leser die Adressen aller übrigen Empfänger erfahren. Ihre Konkurrenten würden sich über diese kostenlose Lieferung wertvollen Adressmaterials sicher freuen.
Die beschriebene Vorgehensweise hat jedoch zwei Nachteile:
- Sie können keine personalisierten E-Mails verschicken.
- Sie müssen Adressen zusätzlich im E-Mail-Programm erfassen oder extra in dieses importieren.
Als Alternative stehen Ihnen Spezialprogramme zur Verfügung. Mit einem solchen Tool können Sie personalisierte E-Mails (vergleichbar mit herkömmlichen Serienbriefen) erstellen und direkt auf alle gängigen Datenformate, in denen die Adressen gespeichert sind, zugreifen. Je größer Ihr Adressbestand wird, desto zeitaufwendiger wird seine Verwaltung.
Ab einer Größenordnung von 4.000 Adressen kann der Pflegeaufwand für die Reinhaltung der Verteilerliste leicht einen halben Tag oder mehr in Anspruch nehmen. Spätestens dann sollten Sie auf eine professionelle Mailing-Software umsteigen.
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