Event-Nachbereitung: Wozu dient sie und welche Arbeiten fallen an?

Kreative Ideen, eine perfekte Planung und reibungslose Durchführung haben Ihre Veranstaltung zum Erfolg gebracht – aber mit dem Abschluss der Veranstaltung endet die Arbeit noch lange nicht. Die Phase der Event-Nachbereitung wird in der Praxis oft vernachlässigt, ist aber essentieller Bestandteil des Veranstaltungsmanagements. Event-Nachbereitung: Wozu dient sie und welche Arbeiten fallen an?

Welche Phasen des Eventmanagements gibt es?

Grundsätzlich durchläuft eine Veranstaltung die folgenden vier Phasen:

• Konzeption
• Vorbereitung
• Durchführung
• Nachbereitung

Wozu dient die Event-Nachbereitung?

In der Nachbereitungsphase wird zum einen eine umfangreiche Auswertung der Veranstaltung vorgenommen. Zum anderen die Wirkung durch gezielte Maßnahmen der Kundenbindung weiter verstärkt.

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Welche Arbeiten gehören in die Event-Nachbereitung?

1. Abbau- und Aufräumarbeiten
   Nach der Veranstaltung muss das Equipment abgebaut und die Räumlichkeiten gereinigt und in ihren Originalzustand zurückversetzt werden.
2. Endabrechnung und Budget-Kontrolle
   Alle Rechnungen müssen beglichen und das Budget kontrolliert werden.
3. Manöverkritik und Evaluierung des Event-Feedbacks
   Wenn Sie Feedbackbögen an Ihre Teilnehmer ausgegeben haben, dann müssen diese bearbeitet und ausgewertet werden. Das Organisationsteam sollte zusammen mit dem Management eine Manöverkritik durchführen und sowohl positive Dinge als auch Verbesserungsvorschläge und Kritik zusammentragen und für Folgeplanungen notieren.
4. Dankeschön an Organisatoren und Helfer
   Veranstaltungsorganisation bedeutet viel Arbeit. Vergessen Sie nicht, das Helfer- und Organisationsteam zu motivieren und einmal "Danke" zu sagen.
5. Dankesschreiben an Teilnehmer
   Bedanken Sie sich schriftlich bei allen Kunden und Teilnehmern für ihr Kommen. Selbstverständlich können Sie Fotos des Events oder Präsentationen und andere Informationen bei dieser Gelegenheit zur Verfügung stellen. Vergessen sie auch die Kunden nicht, die leider nicht kommen konnten. In einem "Schade, dass Sie nicht dabei sein konnten"–Schreiben können Sie die wichtigsten Informationen und Impressionen zusammenfassen und beispielsweise auf neue Termine und andere Veranstaltungen hinweisen.

6. Öffentlicher Veranstaltungsrückblick
   Sie haben die Möglichkeit, das Event auch im Nachgang für Ihre Kommunikation zu nutzen. Veröffentlichen Sie doch zum Beispiel eine Pressemeldung zum erfolgreichen Event oder stellen Sie einen Veranstaltungsrückblick mit Bildern und einem Präsentationsdownload auf Ihrer Website bereit.
7. Leadmanagement
   Sie haben auf Ihrer Veranstaltung viele Gespräche geführt und diese möglicherweise in Leadbögen festgehalten. Diese gilt es nun nachzubereiten. Die Daten müssen in die Kundendatenbank übernommen und vertriebliche Maßnahmen ausgelöst werden.
8. Erfolgsmessung
   Überprüfen Sie Ihr Event auf seine Zielerreichung. Werten Sie zum Beispiel Ihre Messekontakte und Kundenbefragungen aus. Überprüfen Sie auf lange Sicht den Wertbeitrag: Wie viel Umsatz haben Sie aufgrund der Veranstaltung generieren können? Wichtig ist: Die Ziele müssen vor der Veranstaltung definiert werden, denn sonst lässt sich nicht feststellen, ob diese auch erreicht wurden.

Eine gute Messenachbereitung zeichnet sich übrigens durch eine schnelle Reaktion aus. Planen Sie also im Vorfeld die Maßnahmen der Nachbereitung zeitlich ein und blocken die nötigen Ressourcen!

Eine Checkliste zur erfolgreichen Veranstaltungsplanung können Sie sich hier kostenfrei herunterladen.

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