Erreichbarkeit der Event-Location
Nehmen Sie sich bereits für die Anfahrt ausreichend Zeit und versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Teilnehmer. Ist die Event-Location gut mit PKW, per Bahn oder Flug erreichbar und denken Sie dabei auch an Ihre Zulieferer, die mit dem LKW anreisen müssen.
Trotz der Verbreitung von Navigationssystemen, sollte eine spätere Wegbeschreibung zur Event-Location detailliert vorliegen. Und machen Sie sich auch bereits bei der Anreise Gedanken über eine Ausschilderung zu Ihrem geplanten Event.
Checkliste für die Besichtigung der Event-Location
Besonders wichtig ist, sich vor Besichtigung der Event-Location eine Checkliste zu erstellen, um keine Details zu vergessen, die bereits im Vorfeld bekannt sind. So kann man sich in Ruhe auf weitere Fragen konzentrieren, die sich im Rahmen der Besichtigung der Event-Location vor Ort ergeben. Eine Checkliste könnte folgende Fragen beinhalten:
- Entspricht die Event-Location von außen und innen in Aussehen und Ausstattung Ihren Vorstellungen und Erwartungen und genügt sie den Ansprüchen Ihrer Teilnehmer
- Entspricht das Ambiente der Event-Location vom Eingang bis hin zu allen Räumlichkeiten, die genutzt werden, dem Charakter des geplanten Events
- Ist die Event-Location nicht nur ansprechend, gut gepflegt, sondern einzig in ihrer Art oder bemerkt man schon Abnutzungserscheinungen
- Entspricht die Größe der Räumlichkeiten den Anforderungen des Events
- Lässt die Event-Location dem Veranstalter und den Teilnehmern genügend Freiräume
- Ist ausreichend Tageslicht vorhanden
- Können Außenbereiche z.B. für die Pausen oder Outdoorprogramme mit genutzt werden
- Sind besondere Lärmschutzvorschriften zu beachten
- Sind die Räumlichkeiten nicht nur ansprechend, sondern auch funktionell
- Gibt es für Ihren Event Zusatzräume für Personal, Presse, VIP, Aufenthaltsräume für Referenten und Künstler, Stauraum oder Zwischenlager
- Sind ausreichend Toiletten, sonstige Sanitäranlagen und Sanitätsräume vorhanden, gibt es Umkleideräume für Künstler und Garderoben für die Teilnehmer
- Sind Einschränkungen zu beachten, die für Ihren Event wichtig und von Bedeutung sind, z.B. schlechte oder unzureichende Zufahrtswege für Zulieferer
- Wie sehen die Entlade- und Belademöglichkeiten aus, sind lange Laufwege beim Auf- und Abbau zu beachten, wie ist die Belastbarkeit des Bodens und der Aufzüge
- Kann es zu Schwierigkeiten oder Verzögerungen beim Auf- und Abbau kommen, z.B. durch fehlende Aufzüge, durch die Art der Ausstattung der Räumlichkeiten, da sie leicht beschädigt werden kann
- Steht während des Auf- und Abbaus genügend Personal seitens der Event-Location zur Verfügung
- Entspricht die technische Ausstattung den Anforderungen der Veranstaltung, was ist vorhanden und was muss zusätzlich zum geplanten Event mitgebracht werden
- Was steht an Kommunikationsmitteln wie Telefon, Fax, Internetzugang, Funkgeräte usw. zur Verfügung, gibt es in der gesamten Event-Location W-LAN-Anschluss oder nur in bestimmten Bereichen
- Steht ein Raum für Simultanübersetzung zur Verfügung
- Ist die Akustik gut und sind die Räumlichkeiten akustisch abtrennbar
- Wie sieht die Entsorgung von Müll aus, gibt es ausreichend Strom- und Wasseranschlüsse, gibt es eine Klimaanlage, ist die Belüftung ausreichend
- Wie ist die sonstige Infrastruktur der Event-Location und sind genügend Reinigungskräfte vorhanden
- Gibt es eine Hausordnung, die einzuhalten ist und evtl. die Veranstaltung in einzelnen Bereichen einschränkt
- Ist das zuständige Personal der Event-Location während der Veranstaltung ausreichend und geeignet
- Wie sieht die Mitwirkung in Bezug auf die Abwicklung des geplanten Events aus
- Stehen zum Zeitpunkt Ihres geplanten Events ausreichend Zimmer zur Übernachtung für die Teilnehmer, Gäste und Ihr Personal in der Event-Location oder in unmittelbarer Umgebung zur Verfügung und wie sind die Zimmer ausgestattet
- Entspricht das Angebot des Caterers Ihren Vorstellungen und genügt es den Ansprüchen Ihrer Teilnehmer
- Sind ausreichende Parkmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe zur Event-Location vorhanden
Kosten der Event-Location
Haben im Vorfeld noch keine Verhandlungen über die Kosten der Event-Location für den Umfang Ihres Events stattgefunden, so ist spätestens bei der Besichtigung der Zeitpunkt gekommen, über diesen wichtigen Punkt zu sprechen.