Event-Location: Die richtige Auswahl bestimmt den Erfolg Ihres Events

Passt die Event-Location zu meiner Veranstaltung, wie gut ist sie erreichbar, was erwartet meine Zielgruppe, wird die Event-Location deren Ansprüche gerecht? Die richtige Auswahl der Event-Location ist für den Veranstaltungserfolg von entscheidender Bedeutung und die passende Event-Location zu finden, eine hohe Herausforderung an den Veranstalter.

Die Event-Location muss zum Thema Ihres Events passen und die geeigneten Räume in Größe, Form, Helligkeit, Belüftung, Ausstattung und Ambiente zur Verfügung stellen können. Je ausgefallener Ihr Event sein soll, desto anspruchsvoller sind die Anforderungen an die Event-Location.

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Auch die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung ist im hohen Maße von der gebuchten Event-Location abhängig. Beeindrucken Sie Ihre Gäste mit der Besonderheit der ausgesuchten Event-Location, ob Burgen, Schlösser, Höhlen, Klöster, alte Fabriken, Museen, Theater, Schiffe, Nostalgiezüge, moderne Kongresszentren oder herausragende Tagungshotels – der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

 

Recherchieren der Event-Location
Inzwischen gibt es zahlreiche Links im Internet und ideenreiche Tagungsplaner verschiedener Anbieter. Schon ohne Besichtigungstour kann man wichtige Informationen und erste Eindrücke aus dem Internet oder den Tagungsplanern entnehmen, um eine Vorauswahl zu treffen.

Keinesfalls können jedoch Beschreibungen und Fotos eine Besichtigung vor Ort ersetzen. Um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie die, in die engere Auswahl genommenen, Event-Locations auf jeden Fall vor der Buchung auf „Herz und Nieren“ prüfen.

Schon bei Vorgesprächen merken Sie schnell, was geht und was nicht geht. Treten hier schon Schwierigkeiten auf, Ihre Vorstellungen „an den Mann/die Frau zu bringen“, dann erübrigen sich weitere Verhandlungen über Preis und Abwicklung.

Beachten Sie, dass nicht nur die Räumlichkeiten Ihren Vorstellungen und Ansprüchen entsprechen sollten, sondern auch das Personal vor Ort, das Sie und Ihre Kunden bzw. Mitarbeiter während der Veranstaltung betreut.  

Eine umfassende Recherche kann unter Umständen Wochen dauern. Um effizient vorzugehen, sollten Sie sich vor der Recherche eine Checkliste zusammen stellen und festlegen, welche Mindestanforderungen Sie an die Event-Location stellen und wie sie optimaler Weise aussehen und ausgestattet sein sollte.  

Folgende Punkte sollten bei der Auswahl der Event-Location beachtet werden:

• Welche Zielgruppen/Kunden werden erwartet und wie sehen deren Ansprüche aus
• Welcher Bedarf besteht für die Veranstaltung in Bezug auf Größe, Ausstattung, Ambiente und Anzahl der Räumlichkeiten und der weiteren Infrastruktur
• Haben die Vortragsräumlichkeiten Tageslicht und sind sie gut zu belüften, wie sieht der Backstagebereich aus
• Sind die Räumlichkeiten akustisch gut abtrennbar
• Wie sieht die Bereitstellung moderner und funktionaler Tagungstechnik aus und genügt diese allen Anforderungen
• Sind Peripherieräume als Servicebüro, als Aufenthaltsräume für das Team, als Lager oder Arbeitsraum vorhanden
• Gibt es ausreichend Sanitärräume, evtl. Räume für Kinderbetreuung
• Sind geeignete Räumlichkeiten für besondere Rahmenprogramme vorhanden oder in unmittelbarer Nähe buchbar
• Ist ein bestmöglicher Auftritt für Sponsoren möglich, können Banner in der Event-Location in exponierter Lage aufgehängt und angebracht werden, sind Flächen für eine Präsentation vorhanden
• Bei begleitenden Ausstellungen: Wie hoch ist der voraussichtliche Flächenbedarf, gibt es genügend Strom- und Wasseranschlüsse, ist die Raumhöhe ausreichend, gibt es Lastenaufzüge
• Welche Möglichkeiten gibt es beim Catering, ist ein Restaurant direkt in der Event-Location mit ausreichenden Plätzen vorhanden, kann die vorgesehene Teilnehmerzahl problemlos in den Pausen versorgt werden, sind Exklusivrechte einer Cateringfirma zu beachten oder darf auch ein Caterer der eigenen Wahl eingesetzt werden
• Sind Outdoor- und Sportprogramme und Wellnessanwendungen für die Teilnehmer möglich oder in unmittelbarer Nähe buchbar
• Sind die Verkehrsanbindungen gut und ausreichend, ist ein Shuttle-Service vom Bahnhof/Flughafen zur Event-Location möglich
• Bei Veranstaltungen im Ausland: Gibt es zu der geplanten Jahreszeit ausreichend non-stop Flugverbindungen, wie lange dauert der Flug und wie hoch sind die Anreisekosten für die Teilnehmer und das Team
• Sind attraktive Exkursionen in der näheren Umgebung möglich

Stehen Sie unter Zeitdruck oder haben Sie wenig Erfahrung im Eventmanagement, so bietet sich auf jeden Fall an, einen Profi, also eine Event- Agentur, für die Recherche einer geeigneten Event-Location zu Rate zu ziehen.

Lesen Sie in der Artikelserie "Event-Location"

• Event-Location: Die richtige Auswahl bestimmt den Erfolg Ihres Events
• Event-Location: Welche Kriterien sind bei einer Besichtigung zu beachten?
• Event-Location: Die Qual der Wahl
• Event-Location: Erlebnisse schaffen mit Aldiana Ferienclubs für Business Events
• Event-Location: Ausstattung und Lage der Räumlichkeiten

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