Verwinkelte und/oder weite Zugangswege innerhalb der Event-Location können eine Veranstaltung nicht unerheblich erschweren und die Stimmung der Teilnehmer strapazieren. Sie können Verspätungen nach sich ziehen oder schlecht besuchte Vorträge. Liegen die Räumlichkeiten der Event-Location zur Straße oder sonstigen Lärmquellen hin, so sollten sie gut schallisoliert sein. Idealerweise sollten aber Ihre Veranstaltungsräume den Blick auf eine Grünanlage haben. Dies sorgt für eine entspannte und angenehme Atmosphäre.
Event-Location: Die passenden Raumgrößen für die Veranstaltung
Wichtig ist vor allem auch die passende Raumgröße, die sich nach der Art der Veranstaltung richtet. Ein Keynote Speaker benötigt eine andere Umgebung, als ein Moderator für einen Roundtable. Die Räumlichkeiten sollten weder überdimensioniert noch zu knapp bemessen sein. Bestehen zur benötigten Kapazität Unsicherheiten, kann eine Vorregistrierung für die einzelnen Veranstaltungen hilfreich sein, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben.
Wählen Sie für Referenten, die die Nähe des Publikums benötigen, keine Hörsäle, in denen der Redner fernab seines Publikums auf einer Bühne steht. Für einen Keynote Speaker und für Veranstaltungen mit speziellen Showeffekten, ist dagegen ein Vortragsraum mit einer hohen Kapazität und einer großen Bühne unerlässlich, um die gewünschte Wirkung zur Geltung zu bringen.
Event-Location: Tageslicht und Lüftung
Es gibt sicher sehr schöne Vortragssäle ohne Tageslicht. Aber eine kurze Besichtigungsdauer täuscht häufig darüber hinweg, wie Räume auf die Teilnehmer einer Veranstaltung wirken, wenn sie einige Stunden oder gar einen ganzen Tag genutzt werden sollen. Achten Sie darauf, dass Ihre gebuchten Veranstaltungsräume hell, freundlich und ansprechend sind. Räume mit Tageslicht sollten abdunkelbar sein. Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf die Beleuchtungsmöglichkeiten.
Ebenso wichtig ist eine gute Lüftung, damit die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer nicht vorzeitig nachlässt. Idealerweise werden die Räume über eine Klimaanlage belüftet.
Event-Location: Ausstattung der Räumlichkeiten
Bei der Ausstattung sollten Sie die Art Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. Soll der Raum funktional sein? Welche Technikvoraussetzungen haben Ihre Referenten? Sind die Räumlichkeiten für ein Rahmenprogramm geeignet? Unterschiedliche Anforderungen stellen unterschiedliche Bedingungen an die Räume der Event-Location.
Berücksichtigen Sie bei der Raumausstattung auch, ob bei geteilten Räumen eine ausreichende Schalldämmung vorhanden ist, so dass jeder Redner ungeachtet einer Parallelveranstaltung auch bei Musikeinlagen ungestört seine Präsentation vorbringen kann. Testen Sie bei der Besichtigung der Event-Location auch die Akustik der einzelnen Räume.
Die Möblierung der Raume ist ebenfalls abhängig von der Art Ihrer Veranstaltung. Sind Roundtables oder Gruppenarbeiten vorgesehen, so ist es sinnvoll die Tische und Stühle im Kreis, U-förmig bzw. in Gruppen zu stellen. Muss die volle Kapazität eines Raumes ausgenutzt werden, so bietet sich parlamentarische oder Kinobestuhlung an.
Weitere Anforderungen, die an eine Event-Location zu stellen sind, finden Sie in dem Artikel Event-Location: Welche Kriterien sind bei einer Besichtigung zu beachten.