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Zeit und Geld sparen durch richtige e-Mail-Kommunikation: e-Mails, die Sie gar nicht erst zu schreiben brauchen
In diesem Artikel wird aufgeführt, welche Art e-Mails man gar nicht erst zu schreiben braucht. Gibt es tatsächlich so viele überflüssigen e-Mails? Wie kann ich diesen Fluß eindämmen? Wie verhindere ich, dass ich selbst überflüssige e-Mails schreibe?
e-Mails, die Sie gar nicht erst zu schreiben brauchen Grundsätzlich sollten Sie überlegen, ob Sie eine e-Mail auch schreiben würden, wenn Sie sie alternativ auszudrucken und drei Büros weiter zu bringen hätten.
Dies ist, ehrlich gesagt, meistens wohl eher nicht der Fall.
Im Umkehrschluss bedeutet dies aber, dass Sie diese e-Mails dann auch gar nicht erst schreiben bräuchten; der Empfänger fühlt sich in jedem Falle eher gestört.
Zu dieser Sorte e-Mails gehören:
Einfache "Danke schön"-e-Mails. Erscheint dies auf den ersten Blick eher höflich und nett, so ist es doch eine Unterbrechung der bisherigen Tätigkeit. Ein offener, ehrlicher und ernst gemeinter Dank sollte immer in einer direkten oder fernmündlichen Form erfolgen; das wäre höflich.
e-Mails, die Kritik enthalten. Beim Äußern von Kritik ist es eminent wichtig, immer den direkten, persönlichen Kontakt zu wählen, da der Betroffene diese sonst persönlich nehmen wird. Überdies wird er in jedem Falle in einen Verteidigungsmodus gehen; er wird seinerseits alte e-Mails nach bestimmten Anweisungen durchforsten, Aufgabenverteilungen erneut checken, Verantwortlichkeiten bestimmen und dazu Stellung nehmen und und und. Denn er weiß eines genau: schriftlich per e-Mail geäußerte Kritik bleibt "für immer" bestehen; er muß umgehend hierbei die Schuld von sich weisen. Außerdem neigt der Betroffene dazu, in diesem Falle gleich einen oder mehrere Vorgesetzte in seine Rechtfertigungs-Replik einzukopieren; eine vermeintlich kleine Kritik nimmt so in der Regel ungeahnte Ausmaße an. Fast immer hätte dies mit einem persönlichen Gespräch leichter und effizienter geklärt werden können.
e-Mails, in denen Entscheidungen von mehr als drei Personen gefordert werden. Durch den rein schriftlichen (und somit dokumentarischen) Charakter sehen sich Entscheider fast immer genötigt, diese Entscheidung mit beeinflussen zu wollen, und dies nicht selten aus ausschließlich politischen Gründen. Der Einfluss auf solche Entscheidungen kann per se das Gesamtergebnis nur negativ beeinflussen.
Eilige Angelegenheiten: Ist etwas wirklich eilig, gibt es keine Alternative zum direkten Gespräch oder dem Telefonat. Der Empfänger könnte gerade sein e-Mail-Account geschlossen haben (Management-Profis arbeiten nämlich so, um sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren zu können; ihre e-Mails checken sie oftmals nur 3-4x am Tag), es könnten Serverprobleme bestehen etc. Ist eine Angelegenheit wirklich wichtig, dann rufen Sie an.
Solch kleine Schritte bedeuten eine z.T. erhebliche Verbesserung in Ihrer e-Mail-Kommunikation, eine Steigerung der Leistungsfähigkeit Ihres Teams - und überdies eine erhebliche Kostenersparnis.
Andernfalls kosten e-Mails nämlich deutlich mehr Zeit, als sie einsparen - doch hierzu mehr im nächsten Artikel.
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