Egal, wie Sie einen Pressespiegel aufbauen, das Urheberrecht sollten Sie dabei immer im Blick haben. In kleineren Organisationen ist es möglich, eine kleine Anzahl von Kopien herzustellen, ohne dass zusätzliche Abgaben an die VG-Wort entrichtet werden müssen. Dazu lesen Sie in den entsprechenden Serienartikel mehr.
Auswahl relevanter Medien für Ihren Pressespiegel
Im ersten Schritt wählen Sie die relevanten Medien aus. Für einen Pressespiegel sind das in der Regel Tageszeitungen, Fachzeitschriften und Online-Dienste. Natürlich wird es nicht möglich sein, alle Beiträge zu erfassen. Sie entscheiden im Vorfeld, welche für eine professionelle Beobachtung wichtig sind. Die Lokalpresse gehört ganz sicher immer dazu, denn das Meinungsbild vor Ort ist für jede Organisation besonders wichtig.
Ob der Pressespiegel weiter gegliedert wird, z. B. nach bestimmten Themen, ist abhängig von Art und Umfang des "Clippings“. Generell zu empfehlen ist, neben der eigenen Organisation auch den Wettbewerb und das Marktumfeld in einem Pressespiegel zu beobachten. Jeder Beitrag wird katalogisiert um ein späteres Auffinden zu erleichtern.
Beobachten und Speichern
Jeder Artikel, der sich mit den vorher bestimmten Themen beschäftigt, wird im Pressespiegel erscheinen. Dabei kann der Beitrag einfach nur kopiert oder genauer bewertet werden. Sinnvoll ist eine kurze Zusammenfassung für längere Artikel und eventuell eine Bewertung. War die Berichterstattung positiv, neutral oder eher negativ. Solche Informationen sind in jedem Pressespiegel wertvoll.
Ein täglicher Pressespiegel muss übrigens sehr zeitig erstellt werden. Zwischen der Auslieferung von Zeitungen und der ersten Besprechung des Managements liegen nur wenige Stunden am frühen Morgen, die durch die Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit für das Monitoring genutzt werden.