Empfehlenswert ist eine Kombination. Sie werden Ihre Pressetexte sicher in Microsoft Word oder einer anderen Textverarbeitung erstellen. Kopieren Sie den reinen Text einfach in Ihre Email. Als Anhang eignet sich ein unverschlüsseltes PDF-Dokument am besten. Dieses Format ist sicher, universell einsehbar und ohne Formatfehler druckfähig. So bleibt auch Ihr Corporate Design erhalten, wenngleich es in der Kommunikation mit Journalisten ohnehin zweitrangig ist.
Erstellen Sie PDF-Dateien
Gegen den Versand von Word-Dateien spricht oft die IT-Sicherheit. Manche Redaktionen sperren den Empfang von Microsoft Office-Dokumenten sogar. Wenn Sie PDF-Dateien erstellen wollen, benötigen Sie einen entsprechenden Konverter, den Sie kostengünstig im Internet herunter laden können. Das fertige Austauschdokument bleibt bitte unverschlüsselt und lässt sowohl das Drucken als auch das Kopieren von Text uneingeschränkt zu.
Folgende allgemeine Regeln sollten Sie beim Email-Versand einhalten:
- Email-Verteiler unsichtbar (BCC),
- Email-Text ohne Formatierungen (ein wenig HTML für „Fett“ oder „Unterstreichen“ ist erlaubt)
- Anhänge nicht größer als 1 MB,
- Textdokumente möglichst im PDF-Format.
Mit zunehmender Verbreitung von Breitband-Internetanschlüssen wird auch der Versand größerer Emails üblich werden. Die Grundregel „Je kleiner desto schneller“ gilt aber sicher auch in Zukunft.
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