Checkliste: Pressekonferenz planen und organisieren
Mit dieser Checkliste helfen wir Ihnen, eine Pressekonferenz zu planen und zu organisieren. Pressekonferenzen gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben in der Unternehmenskommunikation.
Gratis-Ratgeber Presse - So schreiben Sie mitreißende Pressemitteilungen!
Egal, ob Sie eine internationale Pressekonferenz mit Fernseh-Übertragung oder ein kleines Pressegespräch mit lokalen Medien veranstalten, bei der Planung müssen Sie immer die gleichen Schritte beachten. Halten Sie sich an diese Checkliste für Ihre Pressekonferenz. Es ist erstaunlich, wie viel bei genauer Planung in der Unternehmenskommunikation zu beachten ist.
Thema festlegen
Aktuellen Anlass bzw. Relevanz für die Medien kritisch prüfen. Dabei verbindliche Abstimmung mit allen internen Teilnehmern (z.B. Vorstand mit höchster Priorität binden)
Presseverteiler für die Einladung
(Lokalpresse, nationale Medien, internationale Medien, Fachmedien, Radio, Fernsehen, Online-Medien und weitere Kategorien)
weitere Teilnehmer planen (Fachverbände, Politik, Bürgerschaft usw.)
Budget festlegen
Örtlichkeit prüfen (Verfügbarkeit, Kosten, Raumausstattung, Zahl der Plätze, Anfahrt, Parkplätze etc.), Anfahrtskizze mit genauer Anschrift für Navigationsgeräte, öffentliche Verkehrsmittel
Termin der Pressekonferenz planen
Zeitplan, Ablaufplan erstellen, Einladungen rechtzeitig verschicken (Email, Fax oder/und Post), empfehlenswert: Erinnerungsmail 1-2 Tage vor dem Termin,
Persönliche Rücksprache mit wichtigen Medienvertretern (Telefonkontakt)
evtl. Vorab-Pressemitteilung, Pressemappe erstellen oder aktualisieren (in ausreichender Stückzahl produzieren), aktuelles Bildmaterial
Werbemittel bereitstellen + Catering
(keine Geschenke! Erlaubt sind Kugelschreiber, Notizblöcke und Ähnliches), Catering, Präsentationsmittel, Licht und Ton, evtl. Tischkarten erstellen (bitte unbedingt für das Podium bereithalten), Schilder/Wegweiser produzieren, Troubleshooter im Team festlegen
Unmittelbar vor und während der Pressekonferenz
Team-Briefing am Morgen, letzte Absprachen mit Unternehmensführung
Ausschildern des Ortes
Raumvorbereitung
Raum herrichten (evtl. Beschallung aufbauen bzw. 2 h vor Beginn abnehmen), evtl. Tonausgang für Radio und TV bereit stellen, evtl. Arbeitsplätze mit Internet, Telefon einrichten (separater Raum),
Catering
(Aufbau muss vor Eintreffen der Medien abgeschlossen sein, Abbau erst nach Abreise des letzten Gastes!)
Einlass besetzen
(ab ca. 30 min vor Beginn bis 15 min nach Beginn, Anwesenheitsliste mit Kontaktdaten (erfassen bzw. aktualisieren)
Auslage der Pressemitteilungen, Pressemappen und weiterer Materialien
pünktlicher Beginn (eigene Teilnehmer vollständig, Zugang für verspätete Journalisten ermöglichen), Zeitmanagement! (Einflussnahme auf Redezeiten), ausreichend Zeit für Rückfragen (Faustregel: 1:1, d.h. 30 min Reden + 30 min für Fragen), Zeit für persönliche Interviewwünsche im Anschluss, z.B. mit dem Vorstand vorsehen!
Troubleshooting
Nach der Pressekonferenz
Abbau (Verantwortlichen festlegen!), persönliche telefonische Erreichbarkeit des Pressesprechers für Rückfragen von Medien,
Zusammenfassende Pressemitteilung
An ALLE anwesenden und nicht anwesenden Medienvertreter (30 min - 1 h nach Ende abschicken, ggf. vorbereiteten Text aktualisieren)
Interne Auswertung (Ablauf und Inhalt)
Evaluierung (Presseclipping, quantitative und qualitative Dokumentation)
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