Messeauftritt: Die schlimmsten Kostenfallen (Teil 3)

Messeauftritte sind teuer. Obendrein lauern am Messestand und bei der Messeplanung überall Kostenfallen, die Sie kennen müssen.

Zeit ist Geld. Nirgendwo gilt das mehr als bei der Messeplanung. Ihr Messeauftritt wird garantiert zum finanziellen Desaster, wenn Sie nicht von Anfang an konsequent planen und die Kosten genau steuern. Messedienstleistungen auf den letzten Drücker kommen Sie teuer zu stehen, denn natürlich wissen Dienstleister um Ihren Zugzwang und verlangen satte Aufschläge für Spätbucher.

Messeauftritt Kostenfalle Nr. 1: Last-Minute-Aufschläge beim Messeauftritt
Vermeiden Sie Zeitdruck! Das Design eines Messestandes kann ein halbes Jahr im Voraus feststehen. Die Ausschreibung von Messebau, Logistikplanung und selbst der Druck von Broschüren können langfristig angegangen werden.

Rechnen Sie im Umfeld von großen Messen mit knapper werdenden Ressourcen, also mit Preisaufschlägen. Messebauer sind nicht zimperlich mit Prozenten für verspätete Buchungen: 100 Prozent extra für Fristversäumnisse sind üblich, und das aus gutem Grund. Die Arbeiter am Messestand sind oft Zeitkräfte, die kurz vor dem Messeauftritt nur schwer zu rekrutieren sind.

Messeauftritt Kostenfalle Nr. 2: Ungenaue Messe- und Budgetplanung
Wie hoch schätzen Sie, liegt der Faktor für Ihr Messebudget bezogen auf die Standmiete? Das Doppelte? Nein. Das 5 bis 6-fache müssen Sie einplanen!

Tatsächlich rechnen viele Firmen von Anfang an falsch. Zur teuren Standmiete planen sie höchstens noch einmal so viel für den Messestand, Reisekosten, Werbemittel usw. Das ist ein gewaltiger Trugschluss! Bedenken Sie bei der Budgetplanung, dass Übernachtungen, Flüge und Bewirtungen zur Messezeit erheblich teurer sein können. Die Raummiete für eine Pressekonferenz, temporäre Anschlüsse für Strom, Telekommunikation und andere Versorgungsleistungen kosten viel mehr als normal.

Die Standmiete für wenige Quadratmeter Messestand kann je nach Veranstaltung bei mehreren 10.000 Euro liegen. Mit dem Faktor 5 oder 6 multipliziert, erhalten Sie einen ersten Budgetrahmen für den Messeauftritt.

Messeauftritt Kostenfalle Nr. 3: „Armdrücken“ mit dem Wettbewerb
Wenn Sie Ihren Messeerfolg nur darin sehen, größer, schöner und lauter als die Konkurrenz zu sein, werden die Kosten mit Sicherheit explodieren. Für derartige Größenvergleiche auf Messen wird allzu gern das Image als Begründung angeführt. Und der Vorstand muss auch noch zufrieden gestellt werden …

Bedenken Sie bei der Planung, dass Ihre Kunden ein feines Gespür dafür haben, ob Ihr Messeauftritt angemessen oder pure Geldverschwendung ist.

Messeauftritt Kostenfalle Nr. 4: Überteuerte Dienstleistungen
Werbedienstleistungen sind nicht sehr transparent. Die Preise für Messebau, Grafikdesign, PR-Konzepte etc. variieren stark. Um keinen Schiffbruch mit dem Messeauftritt zu erleiden, verlassen sich viele Unternehmen lieber auf namhafte Agenturen, die dann auch entsprechend zu Buche schlagen.

Wie im täglichen Leben gilt auch hier: Vergleichen lohnt sich. Teilen Sie Ihr Messebudget in mehrere kleine Pakete auf. Beim Bau eines Messestandes ist es wie beim Hausbau: Vom Generalauftragnehmer bekommen Sie unter Umständen geringere Qualität bei höheren Kosten, eine eigene Bauüberwachung kann sich deswegen schnell bezahlt machen. Für Ihren Messeauftritt könnte das ein Projektleiter sein. Prüfen Sie aber unbedingt dessen Unabhängigkeit.

Messeauftritt Kostenfalle Nr. 5: Regelwerk der Messeveranstalter
Vor allem auf Messen im Ausland können Sie eine böse Überraschung erleben. Zuvor nicht kalkulierte Kosten kommen auf Sie zu, weil sie vertraglich zur Übernahme bestimmter Leistungen an Ihrem Messestand verpflichtet sind.

So dürfen bestimmte Gewerke auf Messen in den USA nur von gewerkschaftlich organisierten und vom Veranstalter verpflichteten Firmen ausgeführt werden. So kann es tatsächlich vorkommen, dass Sie für den Transport Ihrer Ausstellungsgüter vom Tor bis zum Stand mehrere tausend US-Dollar bezahlen müssen. Selbst das Anschalten eines Flachbildschirms wird sehr teuer, wenn ein Elektriker von der Trade-Union hinzu geholt werden muss.

Auch die Versorgung am Messestand kann zur Kostenfalle werden. Prüfen Sie vorher, ob ein eigenes Catering überhaupt gestattet ist. Andernfalls kann der Kaffee oder Sekt für einen Kunden durch Strafgebühren unverhofft teuer werden.
Auch die Preisaufschläge von offiziell bestellten Versorgern sind happig. Um 200 bis 300 Prozent überteuerte Getränke sind keine Seltenheit.

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