Direct Mail: So gewährleisten Sie Datensicherheit

Kontaktdaten von Kunden unterliegen dem Datenschutz, Sie müssen für die Datensicherheit sorgen. Pannen bei Großunternehmen, wie vor einigen Jahren bei der Telekom, haben gezeigt, wie sensibel das Thema ist. Auch in der Pressearbeit bei Direct Mail müssen Sie die Sicherheit von Kundendaten gewährleisten.

Datensicherheit: Versender ist verantwortlich
Adressdateien einfach per E-Mail zu verschicken oder in einer jedermann zugänglichen Excel-Liste im Computernetzwerk zu speichern, sind gefährliche Unsitten. Bei einer Kampagne mit Direct Mail oder anderen Maßnahmen im Dialogmarketing ist der Versender für den Datenschutz verantwortlich.

Direct-Mail-Regel Nr. 1: Schützen Sie die Kundendaten
Ein fahrlässiger Umgang mit Kundendaten kann dazu führen, dass Informationen von Dritten abgefangen und unberechtigt genutzt werden. Neben dem Imageverlust drohen erhebliche Bußgelder, wenn Kundendaten durch Ihr Verschulden unberechtigt weitergegeben werden.

Datensicherheit: So übertragen Sie Kundendaten
Zur Übertragung von Kundendaten, beispielsweise an einen Druckdienstleister für Direct-Mail-Erzeugnisse, empfiehlt sich eine sichere FTP-Verbindung. Im Druckauftrag sollten Sie ausdrücklich vermerken, dass die verwendeten Adressdaten nur einmalig verwendet und nicht gespeichert werden dürfen. Dateien mit personenbezogenen Daten sollten immer passwortgeschützt gespeichert und versandt werden. Wem die dazu nötigen Programme fehlen, kann sich mit einen ZIP-Archiv behelfen, dass auf jedem PC verschlüsselt werden kann. Bei persönlicher Datenübergabe lassen Sie sich die Weitergabe schriftlich bestätigen.

Zur korrekten Aufbereitung von Kundendaten und für die Kommunikation mit Direct-Mail-Dienstleistern kann Sie eine Agentur für PR-Beratung wichtige Hinweise geben. Grundsätzlich gilt: Lieber dreifach absichern! Der Umgang mit Kundendaten ist ein sehr sensibles Thema.