Der individuelle Presseverteiler
Der individuelle Presseverteiler wird verfeinert um die verschiedenen Redaktionen und namentlich versehen mit dem Namen der zuständigen Redakteure. Das Zusammenstellen dieses Verteilers ist mühsam und die Pflege ist eine Daueraufgabe. Aber ohne diese Pflichtaufgabe würden Sie den schnellen Lauf um die Zeit im Pressegeschäft kaum gewinnen.
Denn über den Erfolg Ihrer Pressemitteilung entscheidet neben Thema und Inhalt eben auch Ihre Professionalität, die sich darin zeigt, dass Sie nicht das allseits belächelte Gießkannenprinzip anwenden, sondern Ihre Information nur den interessierten Journalisten bieten.
Konkret: Keine Wirtschaftsredaktion wird über Ihr Sommerfest berichten, die Lokalredaktionen aber sehr wohl.
Sie benötigen in der Regel keine Adressprogramme für den Presseverteiler, sondern es reicht aus, die Verteiler-Listen in Excel oder Word zu erstellen mit den Spalten: Name des Mediums, Ressort, Name des Redakteurs, Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Anschrift.
Um ein Update sicherzustellen, sollten Sie einmal jährlich jede Redaktion anschreiben und um eine Datenkorrektur bitten. Wenn Sie dennoch ein spezielles Programm für Ihren Presseverteiler installieren möchten, finden Sie die Software für Adressverwaltungen unter http://www.winsoftware.de/.
Praxis-Tipp
Das Zusammenstellen eines jeden Presseverteilers ist eine Fleißarbeit. Aber einmal geschafft, bieten die Adressen die Grundlage für Ihren Erfolg der Pressearbeit und neben Zeit sollten Sie auch ein wenig Geld investieren und auf die bewährten Standardwerke in elektronischer Form zurückgreifen: www.stamm.de bietet einen guten Leitfaden durch die Medienwelt und http://www.zimpel.de/ ermöglicht Ihnen die gezielte Ansprache verschiedener Medien und Redaktionen.
Ihr Ass für alle Fälle: Der individuelle Presseverteiler
Neben allen abonnierten Presseverteilern sollten Sie für besondere Fälle einen Trumpf in der Schublade haben: Ihren ganz speziellen Verteiler. Dieser Verteiler gründet auf Ihren persönlichen Kontakten. Er ist quasi Ihr VIP-Verteiler in der Pressearbeit. Journalisten, deren Daten in diesem Spezialverteiler gespeichert sind, kennen Sie persönlich. Sie haben einen guten und vertrauensvollen Kontakt zu ihnen aufgebaut, Sie wissen, welche Informationen für jeden dieser Journalisten besonders relevant sind.
Sie kennen die Themenschwerpunkte dieser Journalisten und Sie können sich darauf verlassen, dass diese Medienvertreter wohlwollend und mit entsprechendem Hintergrundwissen über Ihr Unternehmen berichten, weil Sie regelmäßige Gespräche pflegen und weil eine gegenseitige Wertschätzung die Kontakte prägt. Eine solche Liste ist der Schatz einer jeden Pressestelle, er wird gehütet und nur bei Presseaktionen hervorgezaubert, die für Ihr Unternehmen von hervorgehobener Bedeutung sind – selten und exklusiv.