So bereiten Sie Vortragsveranstaltungen Ihres Chefs optimal vor
Tragen Sie zunächst alle wichtigen Punkte, an die Sie bei der Vorbereitung jeder Vortragsveranstaltung denken müssen, in einer Checkliste zusammen. Notieren Sie im Kopf das Datum, den Ort und den Namen der Veranstaltung. Ergänzen Sie die weiteren Punkte so, dass Sie sie bei Erledigung einfach nur abhaken müssen.
Die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung der Vortragsveranstaltung Ihres Chefs
Denken Sie daran, die Teilnahme Ihres Chefs offiziell und schriftlich zuzusagen. Pflegen Sie dann umgehend den Termin der Vortragsveranstaltung in seinen Kalender ein und planen Sie auch eventuelle An- und Abreisezeiten ein.
Bereiten Sie Ihrem Chef eine Mappe vor, die er mit zur Veranstaltung nimmt. Legen Sie ihm einen Ablaufplan, einen Ausdruck seiner Rede oder seines Vortrags, eventuell notwendige fachliche Unterlagen sowie Kontaktdaten eines Ansprechpartners vor Ort bei, falls er sich verspätet oder etwas nicht findet. Für den Fall, dass die Technik nicht mitspielt, empfiehlt es sich außerdem, seine Präsentation auf einem USB-Stick noch einmal beizufügen. Denken Sie auch an seine Visitenkarten.
So bereiten Sie Vortragsveranstaltungen Ihres Chefs optimal vor: Vortragsliste
Führen Sie eine Vortragsliste? Wenn nicht: Führen Sie eine Vortragsliste ein! Eine Vortragsliste gibt Ihnen den Überblick über alle wichtigen Daten und dient außerdem als Dokumentation der Vorträge, die Ihr Chef über mehrere Jahre hinweg gehalten hat. Notieren Sie in einer Spalte Termine im Zusammenhang mit seinen Vorträgen: Wann müssen Lebenslauf, Foto und Präsentation eingereicht werden? So können Sie optimal planen und verpassen keine Deadline.