In einem Team sollten bestimmte Regeln gelten
Der wirtschaftliche und technologische Wandel führt dazu, dass ein Unternehmen immer schneller und flexibler auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren muss. Damit dies gelingt, empfiehlt sich die Teamarbeit.
Die Teamarbeit setzt eine stetige Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern voraus. Diese sollte nach festen Regeln erfolgen. So ist es zum Beispiel wichtig, dass:
- bestimmte Verhaltensregeln für die Kommunikation gelten
- die Dauer der Redezeit für die einzelnen Teammitglieder begrenzt ist
- alle Teammitglieder beim Gespräch zu Wort kommen
- das Thema selbst während des Gesprächs nicht aus den Augen gelassen wird
Nur wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, wird ein Teamgespräch zum gewünschten Erfolg führen. Aufgrund dieser Tatsache ist es für ein Unternehmen wichtig, dass bei der Interaktion der verschiedenen Teilnehmer feste Regeln eingehalten werden. Um dies zu sichern, empfiehlt es sich, auf das Interaktionsmittel der Moderation zurückzugreifen.
Die Grundsätze der Moderation
Die Moderation ist eine Form der Kommunikation, bei der es mehrere Teilnehmer und mindestens einen Moderator gibt. Der Moderator stellt dabei den Leiter dar. Er kann im Rahmen des Gesprächs aber auch als Teilnehmer agieren. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, dass der Moderator stets erkenntlich macht, wenn er von seiner Position als Leiter zum Teilnehmer wechselt.
Der Moderator hat als Leiter des Gesprächs die Aufgabe, dieses zu führen und dafür Sorge zu tragen, dass alle Regeln eingehalten werden. Zu diesem Zweck ist es zwingend erforderlich, dass der Moderator am Anfang des Gesprächs_ die Regeln verkündet. Als Beispiele für solche Regeln sind zu nennen:
- jeder Teilnehmer darf sich zu Wort melden
- die Redezeit jedes Teilnehmers ist auf maximal fünf Minuten am Stück reduziert
- jeder Teilnehmer darf seine Ideen frei äußern und nicht von Dritten unterbrochen werden, sofern er die Redezeit noch nicht überschritten hat
- kein Teilnehmer darf aufgrund der erbrachten Vorschläge lächerlich gemacht werden
- alle erbrachten Vorschläge werden ernst genommen und genauer betrachtet
- eine Unterscheidung bei den Teilnehmern aufgrund der Hierarchie gibt es nicht
Der Moderator liegt gemeinsam mit den Teilnehmern die Regeln fest und sorgt dafür, dass sie eingehalten werden. Sofern ein Teilnehmer sich nicht an eine Regel hält, muss der Moderator sofort eingreifen und zum Beispiel bei einer Überschreitung der Redezeit dem Teilnehmer das Rederecht entziehen.
Als Leiter eines Gesprächs sind weitere Aufgaben zu übernehmen. Mit Frage- und Impulstechniken kann der Leiter dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmer in das Gespräch einbringen. Zudem muss er das Teamgespräch strukturieren. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich beispielsweise, das Gespräch in folgende Phasen einzuteilen:
- Phase 1: Die Begrüßung und das Kennenlernen der Teilnehmer
- Phase 2: Die Abfrage der Erwartungen
- Phase 3: Die Sammlung der Themen
- Phase 4: Die Bearbeitung der Themen
- Phase 5: Die Präsentation der Ergebnisse
- Phase 6: Die Planung der Maßnahmen
In allen diesen einzelnen Phasen sollte der Moderator die Ideen, Meinungen und Vorschläge der Teilnehmer visualisieren. Zu diesem Zweck kann der Moderator die Äußerungen zum Beispiel auf einer Karteikarte festhalten und an einem Flipchart anbringen.
Die Phasen der Moderation
Phase 1: Die Begrüßung und das Kennenlernen der Teilnehmer
Für einen erfolgreichen Gesprächsverlauf ist es zwingend notwendig, dass sich die Teilnehmer kennen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, dass sich jeder Teilnehmer kurz vorstellt. Im Rahmen dieser Vorstellung sollte jeder Teilnehmer Angaben darüber machen, in welchem Bereich er tätig ist.
Phase 2: Die Abfrage der Erwartungen
Jeder Teilnehmer verfolgt eigene Ziele und hat bestimmte Erwartungen. Damit diese Ziele und Erwartungen erfüllt werden, ist es wichtig, dass diese abgefragt werden. Für das Abfragen bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. So können die Teilnehmer ihre Erwartungen und Ziele beispielsweise im Rahmen ihrer Vorstellung vortragen.
Alternativ dazu ist es aber auch denkbar, dass die Teilnehmer ihre Erwartungen und Ziele auf Zuruf äußern und der Moderator diese dann auf Karteikarten niederschreibt. Anschließend können die verschiedenen Karteikarten dann zum Beispiel nach Themen sortiert und an einem Flipchart angebracht werden.
Phase 3: Die Sammlung von Themen
In der Regel gibt es verschiedene Themen, die im Rahmen eines Teamgesprächs besprochen werden sollen. Dies führt dazu, dass bei einer unstrukturierten Vorgehensweise, einzelne Themen untergehen. Um dies zu verhindern, bietet sich eine strukturierte Vorgehensweise für das Teamgespräch an. Im Idealfall sind die Themen niederzuschreiben, um sicher zu gehen, dass jedes Thema die entsprechende Beachtung findet.
Phase 4: Die Bearbeitung der Themen
Sofern der Moderator feststellen sollte, dass aufgrund des Themenumfangs eine Bearbeitung aller Themen nicht möglich sein sollte, ist es gegebenenfalls sinnvoll, für die Bearbeitung einzelner Themen einen späteren Termin anzusetzen.
Phase 5: Die Präsentation der Ergebnisse
In der Phase 4 des Teamgesprächs werden die einzelnen Themen durch die verschiedenen Teilnehmer bearbeitet. So werden durch die Teilnehmer zum Beispiel neue Konzepte oder Vorschläge für die Lösung eines Problems entwickelt. Anschließend werden die Konzepte oder die einzelnen Vorschläge für eine Problemlösung präsentiert. Im Idealfall sollte diese Präsentation anschaulich erfolgen und visualisiert werden.
Phase 6: Die Planung der Maßnahmen
Durch die Visualisierung der Ergebnisse ist es den Teilnehmern sehr gut möglich, die Vor- sowie Nachteile der einzelnen Vorschläge zu bewerten und so eine Entscheidung für die Durchführung einer konkreten Maßnahme zu treffen. Dabei sind Termine und Verantwortlichkeiten unbedingt festzulegen.