Checkliste: 10 goldene Regeln für mehr Effektivität bei Besprechungen
Was fällt Ihnen zum Thema "Besprechungen" ein? Ineffizient? Zeitverschwendung? Unproduktiv? Das geht vielen so, manche empfinden den Begriff inzwischen regelrecht als Reizwort. Was tun? Das ganze "Meeting" nennen? Das hilft natürlich auch nicht. Die Organisation muss vielmehr optimiert werden.
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Nutzen Sie dafür unsere Checkliste mit zehn goldenen Regeln, wie Sie die Effektivität von Besprechungen durch einfache Maßnahmen merklich verbessern. Sollten Sie für die Organisation oder Durchführung von Besprechungen selbst nicht zuständig sein, dann leiten Sie die Checkliste doch einfach an die verantwortlichen Personen weiter, oder hängen Sie sie einfach ans schwarze Brett!
Prüfen Sie: Ist die Besprechung wirklich notwendig, oder geht es auch ohne?
Laden Sie nur diejenigen Personen ein, deren Anwesenheit absolut notwendig ist. Überprüfen Sie bei den Eingeladenen auch, ob deren Anwesenheit die ganze Besprechung hindurch benötigt wird.
Übermitteln Sie allen Teilnehmern den Zweck der Besprechung rechtzeitig – schriftlich per Fax oder E-Mail.
Versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit notwendigen Informationen und Unterlagen, damit ein einheitlicher Wissensstand gegeben ist.
Bereiten Sie sich gründlich vor.
Beginnen Sie pünktlich.
Hören Sie pünktlich auf.
Fassen Sie kleinere Punkte thematisch und nach Prioritäten zusammen, damit der Themenplan übersichtlich bleibt.
Vermeiden Sie Open-end-Besprechungen, indem Sie eine konkrete Dauer in Abhängigkeit vom Themenumfang festlegen.
Zögern Sie nicht, eine Besprechung abzusagen, wenn sie nicht mehr notwendig ist oder neue Gesichtspunkte und Informationen hinzugekommen sind, die eine Besprechung in der geplanten Form ohne Vorbereitung ineffektiv machen würden.
Nutzen Sie dafür unsere Checkliste mit zehn goldenen Regeln, wie Sie die Effektivität von Besprechungen durch einfache Maßnahmen merklich verbessern. Sollten Sie für die Organisation oder Durchführung von Besprechungen selbst nicht zuständig sein, dann leiten Sie die Checkliste doch einfach an die verantwortlichen Personen weiter, oder hängen Sie sie einfach ans schwarze Brett!
