von Rebecca Stache, veröffentlicht in Kommunikation
Professionelles Telefonieren – Rückrufe erfolgreich managen
Telefonieren Sie niemandem ewig hinterher, weil Sie immer wieder selbst versuchen, Ihren Gesprächspartner zu erreichen. "Ich melde mich später wieder" führt oft nicht zum gewünschten Erfolg und Sie verlieren viel Zeit. Bitten Sie lieber um Rückruf und geben Sie möglichst konkret an, worum es geht und wann Sie am besten erreichbar sind. Legen Sie sich den Vorgang dann auf Wiedervorlage, damit er nicht in Vergessenheit gerät, wenn sich niemand auf Ihre Rückrufbitte hin meldet - denn auch das kommt leider immer wieder vor.
Sprechen Sie in dringenden Fällen eventuell auch mit einem Vertreter Ihres eigentlichen Gesprächspartners. Vielleicht kennen Sie jemanden schon von der Urlaubsvertretung und können so auf dem kurzen Dienstweg Ihre Informationen bekommen. Oft sind gerade kurze, allgemeinere Anfragen auch von anderen Personen zu beantworten, sodass Sie schneller weiterkommen, als wenn Sie auf einen Rückruf warten müssten. Einen Versuch ist es meistens wert!
Formulierungen wie "Wann kann ich Frau Meier am besten erreichen?" helfen Ihnen am ehesten weiter. Beachten Sie außerdem Geschäfts- und entsprechende Telefonzeiten Ihrer Gesprächspartner – in Behörden gibt es beispielsweise nur recht enge Telefonzeiten, in denen jemand erreichbar ist. Die Mittagspausenzeit ist ein schlechter Zeitpunkt für ein Telefonat, da viele Menschen nicht erreichbar sind. Wenn Sie sich daran orientieren, rufen Sie zukünftig viel weniger umsonst an.
Am besten vereinbaren Sie einen Telefontermin, an dem Sie und Ihr Gesprächspartner ausreichend Zeit für das Telefonat haben. Besonders bei Themen, die sich schwer oder gar nicht zwischen Tür und Angel besprechen lassen, sind Telefontermine die beste Möglichkeit. Beide Seiten können sich vorbereiten, Unterlagen bereitlegen und werden auch nicht während des Gesprächs durch andere Dinge oder nachfolgende Termine gestört.
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