von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Präsentation
Konferenzen: Wie Sie eine Besprechung gekonnt moderieren
Übernehmen Sie ab und zu bei Konferenzen oder Meetings die Leitung? Oder kommt eine solche Aufgabe künftig auf Sie zu? Dann sollten Sie über das theoretische Rüstzeug verfügen, Sie auch zu erledigen. Diese 7 Phasen sollten Sie beachten.
1. Vorbereitung Bevor die Besprechung beginnt, gehen Sie den möglichen Verlauf geistig schon einmal durch. Welche Punkte müssen geklärt werden? Welche Reihenfolge ist dafür sinnvoll?
Erfolgreiche Korrespondenz Wie Sie ab jetzt immer den richtigen Ton treffen - Gratis PDF!
2. "Warming up" Sprechen Sie ein paar einleitende, auflockernde Worte. Sorgen Sie dafür, dass neue oder unbekannte Teilnehmer sich vorstellen und etwas über ihr Arbeitsgebiet erzählen.
3. Erwartungserklärung Sagen Sie den Teilnehmern, was Sie bzw. Ihr Chef als Ergebnis der Besprechung erwarten. Geben Sie Ihren Gesprächspartnern auch die Möglichkeit, ihre Erwartungen zu formulieren.
4. Ideensammlung Stellen Sie nun die Kernfrage: Um welches Thema geht es bei dieser Besprechung? Am besten stellen Sie diese Frage visuell dar; schreiben Sie also auf eine Overhead-Folie oder einen Flip-Chart. Sammeln Sie die Ideen der anderen Teilnehmer und versuchen Sie, sie zu gewichten und zu strukturieren. Welche Punkte sollten bearbeitet werden? Welche davon sofort?
5. Problembearbeitung Wenn Sie die sofort zu bearbeitenden Punkte herausgefiltert haben, diskutieren Sie diese gemeinsam. Auch hierfür ist es nützlich, wenn Sie den Lösungsweg visualisieren.
6. Ergebnispräsentation Fassen Sie vor der Gruppe die gewonnenen Ergebnisse zusammen. Halten Sie deutliche Widersprüche und Kommentare schriftlich fest.
7. Aktionsplanung Wenn Sie gemeinsam einen Aktionsplan erstellen, vermeiden Sie, dass die Besprechungsarbeit fruchtlos bleibt. Halten Sie genau fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge von wem unternommen werden sollen. Moderationen sind sehr anspruchsvolle Aufgaben, die gute Ergebnisse bringen können. Geeignet sind sie vor allem für Problemkreise, bei deren Lösung verschiedene Meinungen unter einen Hut gebracht werden sollen.
