Wählen Sie das richtige Medium
Oft ist eine einfache Terminabsprache am Telefon ausreichend. Doch gerade bei Personen, die Sie zum ersten Mal in Ihre Räumlichkeiten einladen, kann es angemessen sein, den Termin noch einmal schriftlich zu bestätigen und Ihnen beispielsweise eine Anfahrtsbeschreibung mitzuschicken. So können Sie sicher sein, dass alles funktioniert und Sie keine bösen Überraschungen erleben.
Eine Terminbestätigung per Fax ist heutzutage eher unüblich; wählen Sie am besten eine Terminbestätigung per E-Mail. Dies geht am schnellsten und ist auch bei kurzfristigen Terminen noch rechtzeitig übermittelt. Achten Sie jedoch darauf, eine Terminbestätigung an hochrangige oder besonders penible Personen per Brief zu schicken. Auch bei offiziellen Anlässen kann eine E-Mail unangemessen sein.
So formulieren Sie die Anrede richtig
Schreiben Sie nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“; Sie kennen denjenigen, der mit Ihnen oder Ihrem Vorgesetzten am Termin teilnehmen wird, also ist es höflicher, „Sehr geehrte Frau Müller“ bzw. „Sehr geehrter Herr Müller“ zu schreiben.
Was darf nicht fehlen?
Geben Sie in Ihrer Terminbestätigung neben dem Datum und der Uhrzeit des Termins auch immer den Ort noch einmal an. Am besten nennen Sie noch einmal die Adresse und, wenn möglich, den Raum, so dass keine Missverständnisse aufkommen können. Auch die etwaige Dauer eines Gesprächs ist unerlässlich für die Terminplanung der Teilnehmer. Können Sie die Dauer also absehen, sollten Sie sie in der Terminbestätigung nennen.
Oft ist es für die Vorbereitung wichtig, dass die Teilnehmer informiert sind, welche weiteren Personen an einem Termin teilnehmen werden. Nennen Sie in der Terminbestätigung also die Namen der Beteiligten sowie das Unternehmen, das diese repräsentieren. Das verhindert auch, dass Personen an dem Termin teilnehmen, die nicht eingeladen wurden. Wer sich zu benehmen weiß, wird vorher nachfragen, ob dies für Sie in Ordnung ist.
Insbesondere bei Teilnehmern, die den Ort der Besprechung noch nicht kennen, sollten Sie eine Anfahrtsbeschreibung befügen. Weisen Sie gegebenenfalls auch in der Terminbestätigung darauf hin, wenn eine Baustelle die Zufahrt erschwert oder Ihr Firmenparkplatz gesperrt ist. So können sich die Teilnehmer rechtzeitig Alternativen suchen und mehr Zeit einplanen, um pünktlich zu sein.
Sollten Sie während eines Termins ein Essen planen oder ein Catering vorbereitet haben, informieren Sie Ihre Gäste am besten auch darüber schon im Vorfeld.
Zeitgemäße Terminbestätigungen: Ein Beispiel
Sehr geehrte Frau Meier,
ich freue mich, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch mit mir nehmen. Gern komme ich am Dienstag, 15. November 20XX um 11:00 Uhr zu Ihnen in die Wagnerstraße 13.
Mit freundlichen Grüßen aus Berlin
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