Umfassend informieren
Beim Formulieren Ihres Kurzbriefes sollten Sie immer überlegen, was der Empfänger wissen muss und welche Fragen er haben könnte. Also sind Ihr Name, Ihre Telefonnummer und eine Angabe, wann Sie erreichbar sind oder wer Sie vertritt absolut notwendig. Auch aus dem Anschreiben hervorgehen muss das Anliegen, bzw. um welches Thema es geht.
Statt o.g. Formlierung hätte das Schreiben so aussehen können:
Liebe Frau Beispiel,
bei der Bearbeitung Ihrer Bestellung Nr.12 vom 03. März 2007 ist uns eine Unstimmigkeit aufgefallen. Die Artikelnummer von Position 4 passt nicht zur Artikelbezeichnung. Bitte rufen Sie mich an, damit wir diese Unstimmigkeit klären und Ihre Bestellung bearbeiten können. Sie erreichen mich montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr. Am 5. und 6. März bin ich jedoch nicht im Hause. Herr Klaus (Telefon) vertritt mich in dieser Zeit.
Mit freundlichen Grüßen…
Begleiten Sie durch die Unterlagen
Wenn Sie umfangreiches Material verschicken, sollten Sie den Empfänger nicht mit dem Papierberg allein lassen. Teilen Sie mit, was genau er vor sich hat und stellen Sie ein paar Highlights vor. Auf welcher Katalogseite beginnt der Abschnitt, der ihn besonders interessiert? Wo stehen die Versandbedingungen? Wo kann er nachlesen, dass im Vertrag auf seine Wünsche eingegangen wurde? Gibt es einen Verweis auf weiterführende Informationen im Internet? Das würde der Empfänger irgendwann alles selbst finden, aber so können Sie auch schriftlich persönlichen Service bieten.
Höflichkeit trotz Kürze
Auch ein Kurzbrief hat den Regeln der schriftlichen Korrespondenz zu folgen. Verzichten Sie – auch in Eile – niemals auf Anrede und Grußformel. Abkürzungen, die Sie nicht in der normalen Korrespondenz verwenden, haben auch im Kurzbrief nichts verloren. Wenn Sie zwei Minuten mehr auf den Kurzbrief aufwenden, sparen Sie zehn Minuten an Rückfragen und laufen nicht Gefahr, dem Empfänger das Gefühl zu geben, er werde abgefertigt.