In diesen Fällen ist eine Faxnachricht sinnvoller als das Versenden einer E-Mail:
- Sie versenden mehrere Kopien von einem Vorgang, die Sie nicht im PC gespeichert haben, zum Beispiel Buchkopien.
- Der Übertragungsweg per E-Mail ist Ihnen nicht sicher genug, und Sie wissen, dass der Empfänger das Dokument am Empfangsfax sofort abfängt, so dass es kein anderer einsehen kann.
- Sie haben ein Originaldokument, eventuell ein ausgefülltes Formblatt, das Sie sonst einscannen müssten.
- Sie brauchen vom Empfänger eine Unterschrift, die er zurückfaxen soll. (z.B. Hotelreservierungen).
Versenden einer Faxnachricht
Eines sollten Sie vorab wissen: Die DIN 5008 gibt keine Hinweise zur Gestaltung von Faxnachrichten. Diese Empfehlungen beruhen also auf den Empfehlungen für einen höflichen Umgang miteinander und denen für eine zeitgemäße Korrespondenz.
„Vorab per Fax“
Was immer wieder vorkommt: Ein Brief wird vorab per Fax verschickt. Da ein Vermerk erforderlich ist wie zum Beispiel „Vorab per Fax“, stellt sich die Frage: Wo positionieren Sie ihn? In der DIN gibt es nur einen kleinen Hinweis in einem Musterbrief. Dort steht „Vorab per Fax: 08821 52780“ in der dritten Zeile des Anschriftenfeldes. Dementsprechend ist der „Vermerk“ wie ein Versendungsvermerk zu behandeln. Aber eigentlich hat er mit einem Versendungsvermerk nicht viel zu tun.
Daher unsere Empfehlung:
Setzen Sie ihn am besten mit zwei Leerzeilen Abstand zum Anschriftenfeld, so dass er beim Briefversand nicht durch das Fensterkuvert zu sehen ist. Sie können den „Vorab per Fax“ -Vermerk fett setzen.
Angabe der Seiten
Wenn Sie die Seitenanzahl angeben möchten, was bei einigen Sendungen Sinn macht, empfiehlt sich: „Vorab per Fax – 3 Seiten“. Faxen Sie allerdings ein Faxformular, haben viele DIN-Empfehlungen, die für die Korrespondenz gelten, keine Bedeutung mehr.
Worauf Sie beim Versand von Nachrichten auf Faxformularen achten sollten:
- Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit und Zahlen bei.
- Nicht offizielle Faxnachrichten können per Hand erstellt werden, vorausgesetzt, Sie haben eine leserliche Handschrift.
- Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schriften füllen mehr Papier und benötigen eine längere Übertragungszeit.
- Die Abkürzung „MfG“ ist auch auf Faxen unhöflich.
- Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formularkopf angeben, sollten Sie nicht auf die Anrede wie zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Müller,“ verzichten.
- Wenn Sie aus dem Computer faxen, ergänzen Sie unterhalb Ihres Namens „Computerfax, deshalb nicht unterschrieben“. Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unterschrift eingescannt haben.
- Vermeiden Sie aufwendige Logos und Graustufen. Das alles verlängert die Übertragungszeit unnötig.
- Geben Sie immer Ihre eigene Faxnummer mit an. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Faxnummer in der Faxkennung deutlich zu lesen ist.
- Achten Sie darauf, dass beim Faxempfang oft oben eine Empfangszeile aufgedruckt wird.
- Positionieren Sie also Text, auch handschriftliche Ergänzungen, niemals ganz am Rand.
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