So formulieren Sie einen Kondolenzbrief
Es sind „9 Gebote", die – wenn Sie sie beachten – Ihnen helfen, angemessene und stilvolle Kondolenzbriefe zu verfassen und zu versenden. Hier sind sie:
1. Zeitpunkt
Schreiben Sie einen Kondolenzbrief sofort, nachdem Sie eine Todesnachricht erhalten haben. Wenn er erst Wochen oder gar Monate nach dem traurigen Ereignis bei den Hinterbliebenen eintrifft, ist diese Gefahr groß: Gerade zaghaft vernarbende Wunden werden erneut schmerzlich aufgerissen.
2. Briefpapier
Wählen Sie für einen Kondolenzbrief schlichtes weißes Briefpapier. Besitzen Sie persönlich gedrucktes Briefpapier ohne farbliche Elemente, also weiß mit schwarzem Druck, eignet es sich ebenfalls für ein Beileidsschreiben. Verwenden Sie keine normalen Geschäftsbriefbogen, sondern Repräsentationsbogen. Ein Kondolenzbrief hat keinen schwarzen Rand. Diese Aufmachung bleibt den Drucksachen aus dem Trauerhaus vorbehalten.
3. Umschlag
Achten Sie im geschäftlichen Bereich darauf, dass keine Fensterbriefhüllen oder Adressaufkleber verwendet werden. Passen Sie auch darauf auf, dass ein Kondolenzbrief nicht versehentlich mit anderer Geschäftspost durch die Frankiermaschine läuft. Freistempler sind für solche Schreiben ebenso tabu wie eine Kondolenz per Fax oder E-Mail!
4. Adresse
Adressieren Sie einen Kondolenzbrief nicht mit „An das Trauerhaus". Diese Anschrift ist überholt. Wählen Sie auch bei solchen Schreiben eine der modernen Anschriften wie: „Frau Sabine Mustermann, Herrn Stefan Mustermann". Die Notlösung, falls Ihnen Vornamen nicht bekannt sind: „Familie Mustermann".
5. Handschrift
Bemühen Sie sich um eine leserliche Handschrift. Ein handschriftlich geschriebener Kondolenzbrief ist und bleibt die empfehlenswerteste Form. Weichen Sie davon im privaten Bereich nur ab, falls das Entziffern Ihrer Schrift für die Hinterbliebenen zur Zumutung würde, also bei einer – trotz Bemühens – sehr unleserlichen Schrift.
Achtung: Bei PC-erstellten Briefen werden dann die Anrede und die Grußformel aber auf jeden Fall handschriftlich eingefügt. Dies ist ebenso der Fall, wenn im geschäftlichen Bereich ein Kondolenzbrief an eine Einzelperson geschickt wird. Nur wenn von Unternehmen zu Unternehmen, an einen Vorstand oder einen Verein geschrieben wird, ist die komplette PC-Version üblich.
6. Briefaufbau
Halten Sie sich auch bei einem Kondolenzbrief an den üblichen Aufbau eines stilvollen Schreibens: Einstieg, Hauptteil, Schluss. Mögliche Inhalte: Beileidsbezeugung und eigene Bestürzung als Anfang; Würdigung der oder des Verstorbenen und gegebenenfalls Eingehen auf gemeinsame Erinnerungen als Hauptteil; Mitgefühl und/oder, falls angebracht, Hilfsangebot.
7. Briefstil
Hüten Sie sich vor falschem Pathos, Allerweltsphrasen und Übertreibungen. Bringen Sie Ihre ehrlichen Gefühle der Trauer zum Ausdruck. Fragen Sie sich bei jedem Satz: Kommt er von Herzen?
8. Textlänge
Beschränken Sie sich nicht auf einen zu kurzen Text von wenigen Sätzen oder gar einen Satz. Das erweckt den Eindruck von Erfüllung einer lästigen Pflicht.
9. Grußformel
Vermeiden Sie die altmodische Grußformel „Mit stillem Gruß". Wählen Sie die abschließenden Grüße individuell zu Ihrer Beziehung zu den Hinterbliebenen. Beispiele: „In aufrichtiger Verbundenheit", „Mit tiefem Mitgefühl", „Mit inniger Anteilnahme"» „In tiefer Trauer", „In herzlicher Anteilnahme", „Wir denken an euch und trauern mit euch", „Aufrichtiges Beileid".