Wenn Sie eine Stellenbeschreibung verfassen sollen, müssen Sie darauf achten, dass bestimmte, notwendige Angaben enthalten sind. In dieser Muster-Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung sind alle Bereiche abgedeckt.
Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung
Stelleninhaberin
Annette Schmidt, Internationale Management-Assistentin
Fachbereich / Abteilung
Kaufmännische Geschäftsführung
Bezeichnung der Stelle
Sekretärin der Geschäftsführung
Vorgesetzte der Stelleninhaberin
Kaufmännische Geschäftsführerin
Unterstellte Mitarbeiter/innen
Barbara Schulze
Stellvertretung Die Stelleninhaberin vertritt Barbara Schulze x ohne Einschränkungen o eingeschränkt
Die Stelleninhaberin wird vertreten von Barbara Schulze x ohne Einschränkungen o eingeschränkt
Kompetenzen x Unterschrift mit Zusatz i. A. x Anweisungsvollmacht bis 2.000 Euro o Bankvollmacht o Postvollmacht o Besondere Befugnisse
Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Sekretariats der Geschäftsführung, sowie im Abteilungsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
Öffnen und Verteilen der Eingangspost für das Sekretariat der Geschäftsführung
Erledigen der Korrespondenz der Geschäftsführung nach Diktat und eigenständig
Wirksame Unterstützung der Geschäftsführung bei den unternehmerischen Führungsaufgaben
Verwaltung der Registratur des Schriftguts
Führen und Überwachen der Terminplanung
Vorbereitung, Planung sowie Erledigung aller nachfolgenden Vorgänge für Dienstreisen des Geschäftsführers und der Führungskräfte im Abteilungsbereich
Führen der Urlaubskartei und Erstellen der Urlaubsplanung für den Führungskreis
Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung aller Kunden und Gäste bei Besuchen
Führen von Jubiläums- und Geburtstagslisten sowie Verantwortung für termingerechte Bekanntgabe von Jubiläen durch Aushang; Organisation der Jubilarfeiern
Durchsicht und Verteilung aller eingehenden Fachzeitschriften
Anleitung, Betreuung und Kontrolle der in den Verantwortungsbereich delegierten Auszubildenden. Überwachen des plangerechten Ausbildungsdurchlaufs durch die Abteilungen
Zentrale Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten einschließlich der Auszubildenden bei Einstellungen, Entlassungen, Austritten, Erkrankungen, sonstigen Fehlzeiten, Beurlaubung einschließlich formaler Aufbereitung
Verwaltung des gesamten Versicherungsbereichs für das Unternehmen einschließlich der Bearbeitung der kompletten Kfz-Unterlagen mit Schadensabwicklungen, An- und Abmeldungen mit den dazugehörigen Verträgen für die Mitarbeiter
Bearbeitung der Verträge und Rechnungsprüfung für den kompletten Bestand unternehmenseigener Mobiltelefone. Erstellen entsprechender Abrechnungen für die Mitarbeiter
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