DIN Brief: DIN 5008 - Datum, Bezugszeichenzeile und Informationsblock

Die DIN 5008 legt verschiedene Schreibweisen für das Datum fest. Das Datum – nur so ein winziger Bestandteil des Briefes und doch gibt es so unterschiedliche Schreibweisen. Wer kennt sich da noch aus! Noch dazu kann das Datum einzeln stehen oder Bestandteil der Bezugszeichenzeile sowie des Informationsblocks sein. Was ist wichtig für Ihren DIN Brief und welche Schreibweise des Datums ist für Ihr Unternehmen das Richtige? DIN Brief: DIN 5008 - Datum, Bezugszeichenzeile, Informationsblock

DIN Brief: DIN 5008 - Datum, Bezugszeichenzeile, Informationsblock

DIN 5008: Datum
Das Datum ist Bestandteil der Bezugszeichenzeile oder des Informationsblocks. Gibt es weder Bezugszeichenzeile noch Informationsblock, so steht das Datum in der 12 Zeile des Briefes.

Für den DIN Brief gelten lauf DIN 5008 verschiedene Schreibweisen des Datums, die Sie nach Einsatzgebiet Ihres Unternehmens selbst bestimmen können. Nach europäischer Norm wird das Datum Jahr-Monat-Tag geschrieben. Der Mittestrich ist dabei verbindlich.

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DIN 5008: Auslandskorrespondenz
Daher empfiehlt es sich, bei viel Auslandskorrespondenz die Schreibweise: 2010-08-15 oder 10-08-15 zu nutzen.

Tag und Monat werden zweistellig geschrieben, um Missverständnissen vorzubeugen und das Jahr kann 2- oder 4-stellig geschrieben werden: 2010-08-31 oder 10-08-31. Manchmal sieht die nur zweistellige Schreibweise jedoch komisch aus z. B. bei 00-01-01 (01.01.2000), dass Sie hier besser 4-stellig schreiben. In der vorherigen Fassung der DIN 5008 wurde nur diese Schreibweise zugelassen. Diese Regel hat sich jedoch nicht durchgesetzt und wurde 2005 wieder rückgängig gemacht.

DIN 5008: Inlandskorrespondenz
Für viel Inlandskorrespondenz empfiehlt sich die Schreibweise 15.08.2010 oder 15.08.10, da diese in Deutschland überwiegend genutzt wird und uns vertraut ist. Schreiben Sie auch hier das Datum immer zweistellig.

Die DIN 5008 erlaubt auch die Schreibung 15. Nov. 2010 oder 15. November 2010. Dies ist im Geschäftsbrief jedoch selten zu finden. Entscheiden Sie sich für Ihren DIN Brief für eine einheitliche Schreibweise.

Auf den Zusatz des Ortes im Datum wird verzichtet, die DIN 5008 verbietet dies jedoch nicht. Dieser Zusatz ist im Geschäftsbrief nicht nötig, da bereits durch den Briefkopf und die Adressinformation klar ist, aus welcher Stadt der Brief kommt. Ein von mir beratendes Unternehmen aus Hamburg, wollte den klaren Bezug zur Hansestadt Hamburg hervorheben.

Das Unternehmen schreibt jetzt: Hamburg, der 31.08.2010. Diese Anpassung ist durchaus sinnvoll, da sie dem Brief eine persönliche Note gibt. Wichtig für den DIN Brief ist, dass dann auch alle im Unternehmen diese eine Form übernehmen. Der Kunde soll nicht verschiedene Varianten erhalten.

DIN 5008: Bezugszeichenzeile und Informationsblock
Für den DIN Brief von Behörden ist die Bezugszeichenzeile kaum wegzudenken und immer noch gegenwärtig. Die eingedruckten Leitwörter sind meistens:

Ihr Zeichen
Ihre Nachricht vom
unser Zeichen
unsere Nachricht vom
Telefon, Name, Datum

Die Leitwörter dürfen in einer kleineren Schrift geschrieben sein. Die DIN 5008 legt jedoch mindestens 6 Punkt fest. In Falllinie zu den einzelnen Leitwörtern, werden die jeweiligen Informationen in der nächsten Zeile eingetragen. Falls zu einem Leitwort mehrere Angaben nötig sind, können diese durch ein Komma getrennt werden. Die DIN 5008 erlaubt auch eine Anpassung der Leitwörter.

DIN 5008: Informationsblock
Alternativ zur Bezugszeichenzeile, können Sie für Ihren DIN Brief einen Informationsblock rechts neben die erste Zeile des Anschriftenfeldes einfügen. Viele Unternehmen haben sich von der Bezugszeichenzeile verabschiedet und nutzen den Informationsblock. Die Reihenfolge der Leitwörter ist laut DIN 5008 wie in der Bezugszeichenzeile einzuhalten. Beispiel für einen Informationsblock mit Leitwörtern (die DIN 5008 legt eine Leerzeile vor Name und Datum fest):

Ihr Zeichen: VM
Ihre Nachricht vom: 27.09.10
Unser Zeichen: KK-899
Unsere Nachricht vom: 20.09.10

Name: Lisa Leitmeier
Telefon: 030 3344-77
Telefax: 030 3344-99
E-Mail: musterfrau@musterfrau.de

Datum: 04.10.10

In der Praxis verzichten viele Unternehmen jedoch teilweise auf diese Informationen und Leitwörter für ihren DIN Brief. Im Informationsblock ist meistens die eigene Anschrift, Ansprechpartner sowie Telefon, Fax, E-Mail und Webadresse aufgelistet:

Moritz-Seminare
Weydingerstraße 20
10178 Berlin

Viola Moritz
Kommunikationstrainerin & Beraterin
MA Erwachsenenbildung
Telefon 030 24085340
Fax 030 24085342
moritz@moritz-seminare.de
www.moritz-seminare.de

04.10.2010

Entscheiden Sie selbst, welche Informationen Sie hier weitergeben wollen und wichtig für den Briefempfänger sind. Für den DIN Brief müssen Sie diese Informationen gezielt festlegen und eine einheitliche Gestaltungsform bestimmen.