Was Sie bei einer Absage beachten sollten
Versuchen Sie, sich in die Lage des Bewerbers zu versetzen: Möchten Sie eine Standard-Absage à la ,,Wir danken Ihnen für das unserem Unternehmen entgegengebrachte Vertrauen" bekommen? Derartige Floskeln wirken wenig ernst gemeint und darüber hinaus sogar altmodisch. Der Bewerber hat sich viel Mühe mit seiner Bewerbung gemacht und sich intensiv mit dem jeweiligen Unternehmen auseinandergesetzt. Er verdient deshalb eine freundliche und etwas persönlichere Absage.
Begehen Sie nicht den Fehler, allen Bewerbern auf einmal abzusagen – und tun Sie das vor allem nicht zu früh. Selbst wenn ein Bewerber für die Stelle ausgewählt wurde, kann dieser immer noch kurzfristig einen Rückzieher machen. Deshalb sollten Sie allen Bewerbern, die in die engere Auswahl gekommen sind, die Absagen erst schicken, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde.
Eine Absage muss heutzutage nicht mehr unbedingt per Brief erfolgen. Da bei Online-Bewerbungen die gesamte Kommunikation per E-Mail erfolgt, ist auch als Absage eine E-Mail durchaus zulässig. Trotzdem sollten Sie diese formal wie einen normalen Brief gestalten.
Diese Formulierungen sollten Sie bei einer Absage vermeiden
Beispiel 1: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten.“
Wenn der Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde, haben Sie ihn ja bereits berücksichtigt – der Satz macht also gar keinen Sinn.
Sie schreiben besser: „Leider hatte zum Schluss doch ein anderer Bewerber die Nase vorn.“
Beispiel 2: „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zurück.“
Die Bewerbungsunterlagen haben für Ihr Unternehmen doch keine Belastung dargestellt – der Satz ist also recht unhöflich.
Sie schreiben besser: „Ihre Unterlagen haben wir Ihnen mitgeschickt.“
Oder: „Ihre Bewerbungsunterlagen sind sehr gut und zu schade für die Schublade. Deshalb senden wir sie Ihnen hiermit zurück.“
Unser Tipp
Trotz allem Verständnis und Einfühlungsvermögen: Sie sollten nicht versuchen, die Entscheidung des Unternehmens zu rechtfertigen, denn wegen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind derartige Erklärungsversuche ein gefährliches Pflaster.
Zu individuell formuliert sollte eine Absage sowieso nicht sein, da Sie diese ja meistens an mehrere Personen verschicken müssen. Eine – vielleicht durch den Austausch des einen oder anderen Satzes – allgemein einsetzbare, aber trotzdem floskelfreie Absage erspart Ihnen also nicht nur Ärger, sondern auch Zeit.