Nehmen Sie sich besser Zeit, die Unterlagen zusammen mit einem kurzen Absagebrief an den Bewerber zurückzuschicken.
Absage auf Initiativbewerbungen: Freundlichkeit ist das A und O
Jeder Bewerber macht sich viel Mühe mit seinen Unterlagen und investiert Zeit und Geld. Ihr Schreiben sollte zum Ausdruck bringen, dass Sie sich dessen bewusst sind.
Auch wenn Sie sehr viele Initiativbewerbungen erhalten und vielleicht schon fast genervt sind von der Bewerberflut, so sollte dies der Bewerber nicht zu spüren bekommen. Bleiben Sie freundlich und wahren Sie so das gute Image Ihres Unternehmens. Denn wer weiß, vielleicht ist der Kandidat hoch qualifiziert und bewirbt sich später noch einmal bei Ihnen auf eine ausgeschriebene Stelle. Dann wäre es schade, er würde es sich anders überlegen, weil er bei seiner Initiativbewerbung ein schlechtes Bild von Ihrem Unternehmen bekommen hat.
Absage auf Initiativbewerbungen: Ein Formulierungsbeispiel
Ihre Bewerbung vom [Datum]
Sehr geehrte Frau Schultze,
vielen Dank für Ihre aussagekräftige Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
So sehr uns Ihre Qualifikationen und Ihre Berufserfahrung überzeugen – wir haben keine Position frei, die wir Ihnen anbieten können. Bewerber mit Ihren Fähigkeiten werden stets gesucht. Wir sind deshalb überzeugt, dass Sie schon sehr bald bei einem anderen Unternehmen Erfolg haben werden, und wünschen Ihnen hierfür alles Gute.
Freundliche Grüße
Frieda Schmitt
Übrigens: Wussten, Sie schon, dass Sie auch Unterlagen von Initiativbewerbern nach Absage vernichten müssen? Wenn Sie nicht ausdrücklich die schriftliche Einwilligung des Bewerbers einholen, dass er oder sie mit der Aufbewahrung der persönlichen Daten und Unterlagen einverstanden ist – beispielsweise für später frei werdende Stellen im Unternehmen -, ist dies nicht zulässig.
Haben Sie also eine interessante Bewerbung vorliegen, die möglicherweise in absehbarer Zeit für eine neue Stelle infrage kommen könnte, sollten Sie dies mit dem Bewerber klären.