Bei bestätigter Rück-Mail gilt der Vertrag
Wenn Sie ein Angebot per E-Mail per Rückantwort bestätigen und beide Mails weisen denselben Inhalt auf, gilt der Vertrag als rechtsgültig abgeschlossen – auch ohne schriftliche Vertragsunterlagen.
Wenn Sie ein Angebot per E-Mail per Rückantwort bestätigen und beide Mails weisen denselben Inhalt auf, gilt der Vertrag als rechtsgültig abgeschlossen – auch ohne schriftliche Vertragsunterlagen.
Wann gilt eine E-Mail als zugestellt?
Ein Vertrag kann nur zustande kommen, wenn die Mail auch zugegangen ist. Aber wann ist der Zugang bewirkt? Ähnlich wie beim Brief gilt eine E-Mail als zugegangen, wenn der Empfänger in der Lage ist, sie abzurufen. Das heißt, wenn sie auf dem Mail-Server des Empfängers verfügbar ist. Im Geschäftsbetrieb heißt das: spätestens zum Geschäftsschluss des laufenden Tages.
Ein Vertrag kann nur zustande kommen, wenn die Mail auch zugegangen ist. Aber wann ist der Zugang bewirkt? Ähnlich wie beim Brief gilt eine E-Mail als zugegangen, wenn der Empfänger in der Lage ist, sie abzurufen. Das heißt, wenn sie auf dem Mail-Server des Empfängers verfügbar ist. Im Geschäftsbetrieb heißt das: spätestens zum Geschäftsschluss des laufenden Tages.
Der Beweis ist allerdings schwer zu führen, denn die automatische Bestätigung, dass eine Mail auf dem Empfänger-Server eingegangen ist, sehen die derzeitigen E-Mail-Übertragungsprotokolle nicht vor. Anders ist dies natürlich bei einer automatisch erstellten Lesebestätigung. Das Absenden ist aber dem Empfänger freigestellt und lässt sich vom Absender nicht erzwingen.
Kaufleute müssen besonders aufpassen
Im Handelsverkehr zwischen Kaufleuten gilt die Verpflichtung, auf ein Angebot zu reagieren. Das Schweigen kann als Zustimmung gewertet werden. Wenn Sie nun Ihre E-Mail-Adresse öffentlich bekannt geben (z. B. Visitenkarte), erklären Sie damit auch Ihre Erreichbarkeit unter dieser Adresse. Auf ein Angebot an die genannte E-Mail-Adresse sollten Sie dann in jedem Fall reagieren.
Im Handelsverkehr zwischen Kaufleuten gilt die Verpflichtung, auf ein Angebot zu reagieren. Das Schweigen kann als Zustimmung gewertet werden. Wenn Sie nun Ihre E-Mail-Adresse öffentlich bekannt geben (z. B. Visitenkarte), erklären Sie damit auch Ihre Erreichbarkeit unter dieser Adresse. Auf ein Angebot an die genannte E-Mail-Adresse sollten Sie dann in jedem Fall reagieren.
Müssen E-Mails archiviert werden?
Alle Unterlagen, die nach dem Steuer- und Handelsrecht archiviert werden müssen, also Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse, Inventare und auch alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (Handelsbriefe), fallen genauso unter diese Verpflichtung, wenn sie in Form einer E-Mail vorliegen. Eine Besonderheit ist bei E-Mails die leichte Möglichkeit zur nachträglichen Veränderung. Es muss also ein Archivierungsverfahren gewählt werden (z. B. spezielle Software), das das verhindert.
Alle Unterlagen, die nach dem Steuer- und Handelsrecht archiviert werden müssen, also Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse, Inventare und auch alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (Handelsbriefe), fallen genauso unter diese Verpflichtung, wenn sie in Form einer E-Mail vorliegen. Eine Besonderheit ist bei E-Mails die leichte Möglichkeit zur nachträglichen Veränderung. Es muss also ein Archivierungsverfahren gewählt werden (z. B. spezielle Software), das das verhindert.
Dürfen Mitarbeiter private E-Mails empfangen?
Prinzipiell gibt es kein Verbot für Ihre Mitarbeiter, private E-Mails zu senden oder zu empfangen. Anders sieht es natürlich aus, wenn dies in der Arbeitszeit geschieht und die Arbeitsleistung beeinträchtig wird, weil dadurch der Arbeitgeber geschädigt wird. Bei privaten Mails kann es zu weiteren Problemen kommen, denn das Fernmeldegeheimnis bezieht sich auch auf E-Mails. Sie dürfen also keine Mails lesen, die an Ihre Mitarbeiter privat eingegangen sind. Ein weiteres Problem entsteht aus datenschutztechnischen Gründen, wenn Sie diese privaten Mails mit archivieren und sie personenbezogene Daten enthalten.
Prinzipiell gibt es kein Verbot für Ihre Mitarbeiter, private E-Mails zu senden oder zu empfangen. Anders sieht es natürlich aus, wenn dies in der Arbeitszeit geschieht und die Arbeitsleistung beeinträchtig wird, weil dadurch der Arbeitgeber geschädigt wird. Bei privaten Mails kann es zu weiteren Problemen kommen, denn das Fernmeldegeheimnis bezieht sich auch auf E-Mails. Sie dürfen also keine Mails lesen, die an Ihre Mitarbeiter privat eingegangen sind. Ein weiteres Problem entsteht aus datenschutztechnischen Gründen, wenn Sie diese privaten Mails mit archivieren und sie personenbezogene Daten enthalten.